L’Assistant Administratif Communautaire travaillera sous la supervision directe du Manager de Programme de Développement Communautaire et en étroite collaboration avec le Chef de projet communautaire, le chef de Projet de la clinique de santé communautaire pour pallier aux besoins nécessaires à garantir la réussite des programmes communautaires. Il/elle contribue au bon fonctionnement des programmes communautaires de J/P HRO en prodiguant une assistance administrative multiple. Il/Elle sera en charge des tâches administratives routinières, de l’archivage et suivi administratif des dossiers, de gestion des fournitures, de l’agencement des bureaux, de rédaction de notes, de compte-rendu, de rapports de réunions, du contrôle des matériels en stock, d’administrer le système POS et sera en charge d’anticiper les besoins logistiques pour les projets communautaires implémentés dans les sites : clinique communautaire, écoles de l’espoir, centre de développement communautaire.
Il/Elle sera en charge des moyens de communication de masse avec les bénéficiaires et les parties prenantes par des flyers, pamphlets, et autres matériels imprimés qui véhiculent la politique du campus communautaire dans ses campagnes, et qui communiquent les services offerts par les sites.

1. Fonctions Essentielles

• Assister les manager de programme, de projet et responsables de sites dans le fonctionnement des sites et de projets : Clinique de Santé Communautaire, le Centre de Développement Communautaire (CDC) et l’Ecole de l’Espoir de J/P HRO.

• Assurer le bon fonctionnement des sites et communiquer au superviseur les réparations, améliorations nécessaires.
• Travailler étroitement avec les départements de Support des programmes particulièrement le Secteur d’approvisionnement, et Finance, en appliquant strictement leur procédure : remplissage des feuilles de réquisitions d’achat, réception de l’apposition des signatures, suivies hebdomadaires avec logistique et le secteur d’approvisionnement.
• Assurer la gestion de stock des produits, matériels/équipements et intrants pour les différents sites du programme de développement communautaire et en fournir des rapports.
• Assurer l’inventaire des matériels par la vérification du niveau du stock et l’anticipation des besoins logistiques;
• Conserver les pièces justificatives en relation avec les contrats de services, les achats, les bons de livraison, les formulaires d’entrée et sorties des matériels, à jour et visible par les partis aux fins de contrôle.
• Préparer et mettre à jour les bases de données et faire le classement selon les normes. Veillez à ce que tous les documents soient classés et archivés et s’assurer que le système de classement et d’archivage soit toujours à jour et opérationnel.

Finance et Procurement
• Maintenir un journal/logiciel mensuel à jour pour toutes les dépenses effectuées.
• Préparer et éditer les factures et en faire les suivis.
• Préparer les requêtes d'achat des articles et fournitures bureau, des médicaments, des accessoires et matériels en fonction des services fournis par les sites.
• S’assurer que les matériels réquisitionnés sont livrés et répertoriés.
• S’assurer de la disponibilité du carburant pour les génératrices, de l’eau, des accessoires d’entretien et de maintenance dans les sites.
• Gérer la petite caisse, soumettre les rapports au département des Finances et faire le suivi pour le renflouement.
• Administrer le système POS de la clinique communautaire selon les protocoles en vigueur et travailler en étroite collaboration avec les différents intervenants dans le système POS.
• Faire une double vérification des rapports financiers soumis par l’administrateur POS
• Faire la réconciliation avec les rapports de caisse quotidiennement
• Faire le décompte du cash avec le chauffeur pour le dépôt à la Banque.

Ressources Humaines
• Assurer la liaison entre l’Administration et les Ressources Humaines.
• Aider dans la gestion de congé annuel et maladie et mise à jour sur le système électronique
• Prendre les doléances des employés relatives à leur payroll, leur demande de lettre et faire le suivi auprès du département concerné
• Soumettre les feuilles de Présence des employés aux Ressources Humaines à la fin de chaque mois
• Superviser le travail de l’agent de maintenance, du personnel d’entretien des différents sites sous la supervision de l’agent, des chauffeurs, et de la caissière à la clinique communautaire.
• Participer aux réunions de staff (obligatoire)

2. Fonctions non-essentielles
• Répondre aux différentes demandes d’information pour l’ensemble des activités de l’institution
• Répondre au téléphone et faire le suivi des dossiers courants
• Vérifier et signer les bons de livraison.
• Assurer des activités notamment d’accueil et d’information du public, des travaux de secrétariat pouvant comporter des travaux de rédaction courante de courrier de documentation et de bureau.
• Participer à des réunions et faire le suivi des informations
• Préparer les agendas pour les réunions
• Faire la liaison entre les chauffeurs et le département Fleet
• Conceptualiser des matériels de promotions, de marketing, et de communication de masse comprenant mais ne s’y limitant pas à des flyers, manuels, t-shirts, bulletin d’informations
• Coordonner la préparation des évènements spécifiques des projets (inaugurations, concert, et autres).
• Accomplir d’autres taches à la demande de son supérieur.

• Diplôme en Gestion, en sciences Administrative, ou autre domaine pertinent.
(BA or BS en administration ou diplôme de secrétariat)
• 3-5 à 5 ans d’expériences dans le domaine de l’administration des projets communautaires
• Expérience en logistiques/ approvisionnement / procédures administrative.
• Expérience en gestion d’entrepôt et contrôle d’inventaire.
• Excellent aptitude à la communication et les relations interpersonnelles.

• Maitrise de l’Internet, Excel, Microsoft Word, et autres applications de MS office
• Très bonnes compétences organisationnelles et le souci du détail et de la précision.
• Efficacité en matière de planification,
• Très bonnes capacités de résolution de problèmes et de travailler sous pression.
• Très bonne capacité à prendre des décisions
• Très bonne habilité en communication et en relation interpersonnelles
• Etre en mesure de s’exprimer couramment en Créole, Français, Anglais.

. Trois (3) lettres de référence
. CV
. Lettre de motivation
. Copies des Diplômes

Important: Le titre du poste "Community Development Administrative Officer" doit apparaitre dans l'email de votre demande de candidature.