La Fondation Fonkoze est une institution à but non?lucratif Haïtienne fondée en 1994 par le Père Joseph Philippe et un groupe d’organisations de base et reconnue d’utilité publique depuis 2005. La mission de la Fondation Fonkoze est de travailler avec ses membres et avec toutes les personnes qui veulent travailler ensemble pour leur permettre d’accéder aux services financiers et à l’accompagnement dont ils ont besoin pour créer plus de richesse pour leur famille et pour leur communauté.

Superviseur : Administrateur Général de la Fondasyon Kole Zepòl “Fonkoze”

Fonctions essentielles
Le/La Secrétaire Archiviste a pour principale responsabilité d'assister l’Administrateur dans les suivis administratifs et des travaux de secrétariat, la mise en place et la gestion des archives de la Fondation conformément aux procédures et politiques établies.
Description de la fonction et des responsabilités
Dans le respect de la politique de l'organisation et des procédures liées au poste, Le/La Secrétaire Archiviste aura les taches suivantes :
Secrétariat
• Assister les départements administratifs et financiers de la Fondation dans la préparation de documents officiels tels que les contrats, les accords et les protocoles ;
• Préparer des documents tels que des lettres, des courriels et des présentations ;
• Effectuer des tâches administratives telles que la saisie de données, la gestion de bases de données et la gestion de dossiers ;
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels ;
• Organiser et planifier des réunions et des événements pour les employés de la Fondation ;
Gestion des archives
• Gérer les documents et les dossiers de la Fondation, y compris la numérisation, la sauvegarde et la mise à jour régulière des archives ;
• Classer et numériser tous les documents financiers
• Classer et cataloguer les documents pour faciliter leur recherche et leur accès ;
• Assister les employés de la Fondation en leur fournissant des informations sur les documents et les dossiers archivés ;
• Organiser et gérer les systèmes de stockage physique et numérique des archives ;
• Proposer et implémenter des éléments de procédures de sécurité et de conservation pour protéger les archives contre la perte ou la détérioration ;
• Préparer des rapports et des statistiques sur les activités d'archivage pour la direction de la Fondation ;
• Effectuer des recherches sur des sujets spécifiques en utilisant les archives de la Fondation.
Gestion administrative et financière
• Gérer et maintenir la petite caisse (Dépenses-renflouement-classement) ;
• Aider dans la préparation des avances/rapports justificatifs ;
• Assister le responsable des achats dans le processus des achats (Montage des dossiers jusqu’à l’archivage) pour la fondation ;
• Assister le processus de mise à jour régulière de la base de données des fournisseurs de la fondation ;
• Assister dans la préparation et la tenue des audits ou autres recherches ;
• Assurer la mise à disposition des fournitures de bureau et autres consommables aux différents programmes et départements ;
Remplir toutes les autres taches non exhaustives relevant de sa fonction qui pourraient lui être confiées par l’administrateur ou la direction générale.

• Diplôme d'études secondaires, certificats d’études universitaires et/ou techniques ;
• Formation en secrétariat, en gestion des affaires ou tout autre domaine connexe ;
• Certification professionnelle ou formation continue dans les domaines de l'archivage et de la gestion de documents un atout ;
• Expériences professionnelles de 2 ans dans un poste similaire et préférablement dans une ONG ;
• Compétences informatiques (Microsoft Word, Excel, Powerpoint et Outlook);
• Expériences dans la gestion de documents et de l'archivage ;
Bonne capacité de communication orale et écrite du Français et du Créole. ;
• Capacité d'exécuter plusieurs taches à la fois et de traiter les informations en agissant de manière à ne pas retarder les activités des programmes.
Aptitudes
• Être capable de travailler en équipe ;
• Être capable de fournir un travail organisé et minutieux ;
• Faire preuve de ponctualité et de flexibilité ;
• Faire preuve de haute probité morale et de discrétion professionnelle ;
• Être capable de travailler sous pression.

Le/La Secrétaire Archiviste sera basé(e) au bureau central à Port-au-Prince avec la possibilité de se déplacer en province sur demande de ses supérieurs hiérarchiques.

Les intéressé.es sont prié.es de faire parvenir leur dossier (lettre de motivation, curriculum vitae avec 2 références professionnelles et copie des attestations et diplômes et) en un seul fichier PDF.

*Les candidatures de femmes et de personnes handicapées sont vivement encouragées.

2023-02-09