Le/La responsable de Departement logistique organise et optimise les flux de matériels et d'informations en amont et en aval de la mission. Il ou elle garantit la gestion optimisée des stocks des matériels, équipements et des coûts tout en préservant la fiabilité des approvisionnements et la qualité de service.

II. Fonctions essentielles du poste

1. Contribuer à la définition de la stratégie de la mission
- Définir et élaborer la stratégie logistique de la mission ;
- Faciliter la disponibilité opportune des informations logistiques aux autres départements pour la définition de la stratégie pays ;
- Connaitre les zones d’intervention en termes d’accessibilité pour permettre une stratégie logistique zonale appropriée ;
- Participer activement dans la rédaction et design des projets, pour s’assurer que les besoins et contraintes logistiques soient bien pris en compte ;
- Participer à l’élaboration, dans les délais et en qualité, de la partie logistique des proposals et rapports bailleurs, et plans de financement ; s’assurer de la cohérence avec le reste du document ;
- Apporter la contribution logistique aux discussions de coordination ;
- Conseiller les autres départements sur leurs besoins logistiques et les possibles contraintes (bailleurs, procédures…).

2. Coordonner les activités de la logistique au niveau national
- Mettre en œuvre les règles et procédures logistiques pour ACF dans le respect du cadre légal Haïtien pour l’ensemble de la mission ;
- S’assurer de la qualité du service logistique apporté sur l’ensemble de la mission ;
- Piloter et optimiser les activités logistiques au niveau de la mission ;
- Respecter les engagements logistiques pris auprès des bailleurs ;
- Réaliser dans les délais et en qualité le reporting de la logistique pour la mission ;
- Anticiper et alerter les risques liés à la logistique ;
- Définir les standards logistiques pour l’ensemble de la mission dans le respect du cadre ACF ;
- Décider la stratégie d’approvisionnements (achats locaux, internationaux, stockage et transport) en terme techniques et géographiques en étroite collaboration avec l’équipe des achats.
- Superviser le pôle approvisionnements de la mission et s’assurer que les besoins du programme sont bien pris en compte avec un appui et un suivi régulier de l’équipe des achats
- Piloter le budget logistique de la mission, en travaillant en étroite collaboration avec le Responsable Département finance sur le plan de financement logistique annuel de la mission ;
- Garantir le bon déroulement des audits et pré-audits ;
- Garantir la mise en œuvre de la politique d’archivage selon les règles logistiques ACF ;
- Représenter la mission à l’externe pour les questions liées à la logistique et développer son réseau pour des échanges d’informations et de bonnes pratiques ;
- Effectuer des visites régulières pour support et contrôler les activités logistiques des bases ;
- Contrôler la logistique des ouvertures/fermetures des bases et soutenir les évaluations sur les nouvelles zones d’intervention.

3. Contribuer à la définition et mise en œuvre de la politique de sécurité de la mission
- Élaborer le plan de sécurité national et de sa transmission au Directeur Pays ;
- Informer et former les équipes à la sécurité et aux outils ;
- Mettre en œuvre les règles de sécurité pour la mission ; contrôler la bonne application et respect des consignes ;
- Entretenir un réseau efficace avec les acteurs locaux sur le contexte et la sécurité ; collecter et analyser les informations au niveau national et contribuer, par l’apport de ces éléments et de ses recommandations, à l’analyse de risques et de contexte de concert avec le Directeur Pays ;
- Échanger les informations de sécurité avec les Coordinateurs/trices Terrain pour compléter et remettre en perspectives les analyses des bases ;
- Établir et mettre à jour le plan sécurité sur le plan national pour la mission après consultation des ; obtenir la validation du Directeur Pays de ce plan;
- Participer à l’élaboration des plans de sécurité locaux, contrôler leur pertinence et leur mise à jour ;
- Contrôler la bonne application des procédures et règles de sécurité, les rappeler et alerter le Directeur Pays, si nécessaire ;
- Mener les audits et exercices de contrôle interne sur la sécurité et mettre en œuvre le suivi des recommandations pour l’ensemble de la mission ;
- S’assurer de la sûreté du cadre de travail et du cadre de vie de la mission

4. Mettre en œuvre et garantir la performance des moyens généraux de la mission (transport, équipements, télécommunications…)
- Assurer sécurité des équipements logistiques, de la formation et de l’assistance aux utilisateurs ;
- Elaborer des politiques ITC, gestion d’équipements, charroi (véhicules & motos) de la mission ;
- S’assurer du respect des procédures logistiques ACF de gestion des moyens généraux (transport, équipements) ;
- Mettre à la disposition et superviser la maintenance des équipements logistiques nécessaires ;
- Superviser la mise en œuvre des constructions, réhabilitations et maintenance des structures nécessaires au fonctionnement de la base et du cadre de vie ;
- Assurer l’approvisionnement et la maintenance du parc véhicule ;
- Garantir la mise à disposition et le bon fonctionnement de moyens de communication fluides (voix et data) en accord avec les standards ACF ;
- Rationaliser des coûts dans l’utilisation des équipements

5. Prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption
- Identifie les risques de fraude et de corruption sur les activités du département logistique et mettre en place des actions préventives et de contrôle ;
- Sensibiliser les membres de l’équipe logistique sur les risques de fraude et de corruption ;
- Alerter le Directeur Pays en cas de situation de fraude et de corruption et de la mise en place d’actions correctives ;
- Assurer la mise en œuvre et le suivi des recommandations suite aux contrôles et audits.

6. Encadrer et accompagner l’équipe Logistique
- Gérer au quotidien et de façon fonctionnelle l’équipe log (animation, suivi, motivation …) ;
- Procéder à l’évaluation de la performance et du développement des compétences des membres de son équipe ;
- Définir les besoins en ressources humaines liés aux activités du département
- Participer à l’acquisition des talents pour le département tout en s’assurant de fiches de poste bien élaborées
- Organiser et piloter des réunions d’équipe, et rencontres individuelles régulièrement
o Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe ;
- Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail ;
- Apporter un support technique aux membre de l’équipe ;
- Créer, organiser et animer des séances de formation ;
- Gérer les difficultés d’équipe ;
- Proposer et assurer les changements structurels ou individuels dans le département logistique de la mission, quand/si nécessaire.

7. Promouvoir et assurer la collaboration et la coordination logistique avec les partenaires de la mission
- Participer au processus de sélection des partenaires et de la validation de l’analyse des risques sur les aspects logistiques transmise par les bases ;
- Définir avec les partenaires des modalités de gestion logistique dans le cadre des projets mis en place conjointement ;
- Valider les aspects logistiques des conventions et accords de partenariat ;
- Capitaliser, au niveau de la mission, de toutes les pratiques innovantes en matière de gestion logistique dans le cadre des partenariats ;
- Représenter ACF auprès du Cluster logistique, coordonner les actions d’ACF avec les autres acteurs en cas d’actions concertées.
- Exécuter toutes autres taches sur demande du superviseur immédiat

III. Responsabilités en matière de supervision
Toute l’équipe logistique (achat, logistique, sécurité et ITC)

IV. Engagements en matière d’égalité des sexes
• Favoriser un environnement promouvant la valeur des femmes et des hommes et l’égalité d’accès à l’information.
• Instaurer un environnement de travail où les femmes et les hommes sont évalués et promus en fonction de leurs compétences et de leur performance.
• Respecter les femmes, les hommes et les enfants (garçons et filles) des bénéficiaires sans distinction de sexe, d’orientation sexuelle, de handicap, de religion, de race, de couleur, d’ascendance, d’origine nationale, d’âge ou d’état civil.
• Valoriser et respecter toutes les cultures
V. Responsabilités fiscales
S’assurer que les documents légaux de la mission soient renouvelés régulièrement en conformité avec les lois haïtiennes

VI. Exigences physiques
• Dans l’exercice de ses fonctions, l’employé/e à se déplacer dans les locaux de la mission selon la circonstance et peut rester assis/e pendant de longues heures afin se concentrer sur ses tâches. Cette concentration est nécessaire pour réaliser de gros volumes de travail avec précision, dans des délais courts, dans des situations stressantes, dans un contexte de bureau relativement bruyant avec de fréquentes interruptions. Il/Elle devra pouvoir relire son travail avec précision, de sorte que seules des corrections mineures soient nécessaires, de façon occasionnelle.
• Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles auxquelles devra répondre un/e employé/e pour réaliser avec succès les fonctions essentielles de ce poste. Des aménagements raisonnables pourraient y être apportés pour permettre aux personnes handicapées de remplir ses fonctions essentielles.

o Minimum bac + 3 en logistique, gestion ou domaine connexe
o Minimum 5 ans d’expérience en mission humanitaire dont 3 ans dans un poste similaire

• Expérience en gestion d’équipe obligatoire ;
• Connaissance des fondamentaux de la chaîne d’approvisionnement ;
• Connaissance des fondamentaux du transport international (indicateurs, transitaires…) ;
• Connaissance des fondamentaux logistiques hors chaîne d’approvisionnement (Gestion de parc d'équipements, gestion des moyens généraux, etc.) ;
• Connaissance avancée des principes de la sécurité en contexte humanitaire ;
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) ;
• Connaissance des fondamentaux de parc informatique et réseaux ainsi que de télécommunications
• Etre capable d’analyser une situation et ses enjeux ; Etre capable de prendre des décisions
• Savoir organiser et gérer des priorités ; Bonne connaissance de l’anglais ;
• Savoir travailler dans un contexte de forte pression ;
• Savoir argumenter et convaincre ;
• Avoir le sens de la confidentialité ;
• Bonne qualités relationnelles (partenaires, autorités).

CV, Lettre de motivation, copie diplomes, licences, certificats et piece d'identification valide

2022-10-10