A propos de Mercy Corps
Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan motivée par la conviction qu'un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe, dans des conditions difficiles, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous nous associons pour implémenter des solutions audacieuses afin d’aider les gens à triompher de l'adversité et à bâtir des communautés plus fortes de l’intérieur. Mercy Corps aide les communautés d'Haïti à développer leurs propres idées pour résoudre les problèmes les plus difficiles en utilisant des approches innovantes pour offrir aux Haïtiens de nouvelles opportunités sociales et économiques et rendre leur pays plus sûr, productif et juste.

Résumé du programme
Le séisme du 14 août 2021, d'une magnitude de 7,2 sur l'échelle de Richter, a dévasté les départements du Grand-Sud et des Nippes en Haïti. Mercy Corps, en tant qu'organisation humanitaire habituée à gérer les urgences, a été l'une des premières organisations internationales à arriver pour une évaluation rapide des besoins. Mercy Corps a reçu un financement du Bureau of Humanitarian Assistance (BHA) de l'USAID pour fournir une assistance monétaire polyvalente (MPCA) aux ménages vulnérables touchés par le tremblement de terre, un soutien WASH dans les zones touchées par le tremblement de terre en Haïti, et un soutien financier aux associations de producteurs et aux petites entreprises pour soutenir le rétablissement des moyens de subsistance. Le MPCA permettra aux bénéficiaires de répondre aux besoins de base critiques immédiats causés par la destruction causée par le tremblement de terre du 14 août 2021. L'aide WASH se concentrera sur la promotion de l'hygiène, les kits WASH NFI, et la réparation ou la réhabilitation de systèmes d'adduction d’eau potable à long terme. Le soutien aux moyens de subsistance se concentrera sur les petits transferts d'argent pour l'agriculture et les entreprises afin de fournir un soutien là où c'est nécessaire. Mercy Corps Haïti vise à renforcer les systèmes et les mécanismes qui permettent le développement durable, les interventions d'urgence et les processus pacifiques grâce à une programmation de haute qualité et à fort impact. Mercy Corps aide les communautés d'Haïti à passer de la crise à une reprise transformatrice et au développement durable. Dans le cadre de notre réponse continue aux urgences et aux catastrophes, Mercy Corps souhaite recruter un (e) assitant (e) administration / ressources humaines pour son bureau dans la Grande-Anse.

Sommaire de la position
Sous la supervision du Chef de bureau, l’Assistant (e) Administration/Ressources Humaines assistera dans le fonctionnement général du bureau de Grande-Anse. Il/elle va assurer la qualité de l’accueil, l’Assistant (e) Administration/Ressources humaines assurera quotidiennement les tâches assignées à l’administration, la documentation, le classement des dossiers. Il/elle assurera également toutes les tâches relatives à la gestion du personnel du bureau, sous la supervision technique du département RH et Administration de Mercy Corps.

Description des tâches principales
TÂCHES ADMINISTRATIVES ET D’ACCUEIL DES VISITEURS
o Faire le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ;
o Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés ;
o Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ;
o Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ;
o Noter les appels sur des fiches et les transmettre ;
o Participer aux réunions ;
o Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilettes et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective ;
o Aider de manière proactive à garantir que de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment ;
o Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprié et classées ;
o Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures ;
o Saisir les courriers types à partir des lettres types ;
o Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ;
o Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Mémos, informations, etc.).

TACHES RELEVANT DE LA GESTION DU PERSONNEL DU BUREAU
o Aider dans le traitement des feuilles de temps des employés ;
o Appuyer à la consolidation des besoins en formation et transmettre aux RH de la mission ;
o Appuyer dans le suivi des jours de congés annuels, les indemnités journalières et les autres indemnités, conformément à la politique Mercy Corps Haïti et transmettre la situation pour faciliter leur prise en compte sur la masse salariale ;
o Suivre et assurer la validité des feuilles de temps et des compensations mensuelles ;
o Élaborer les petits contrats de prestations de service à partir des contrats types ;
o S’assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps ;
o Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire dans la Grande-Anse ;
o Faire toutes autres tâches demandées par le superviseur.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
o Dans le cadre de l'initiative d'apprentissage organisationnel de Mercy corps à l'échelle de l'agence, tous les membres de l'équipe doivent consacrer 5% de leur temps de travail à des activités d'apprentissage professionnel formel et / ou non formel.

HIÉRARCHIE
Superviseur direct : Head Of Office Grande-Anse.

Travail directement avec : Département des Programmes, Département des Opérations, Département de Finance, Département de Suivi & Evaluation.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES
o Avoir un diplôme supérieur de BAC +2 en gestion de ressources humaines et/ou administration.
o Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion administrative et ressources humaines de préférence avec une ONG internationale.
o Avoir une excellente maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais professionnel.
o Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, de la gestion du personnel, des services support et des opérations.
o Avoir une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
o Avoir une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publics (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie.

FACTEURS DE SUCCÈS
o Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, organisationnelle, et de priorisation sont nécessaires.
o Excellente capacité rédactionnelle.
o Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe.
o Sensibilisation et sensibilité au travail multiculturel - développement et la capacité à former et à faciliter le dialogue entre un groupe diversifié de personnes avec divers aptitudes et styles de travail.
o Capacité à résoudre des problèmes de façon créative, à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés, et de faire face calmement et diplomatiquement à des événements inattendus et soudains et pouvant impacter sur les activités.
o Patience, honnêteté, intégrité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.

Horaire: 8h AM-4h30 PM du lundi au vendredi

CV+Lettre de Motivation

N.B. Les candidatures féminines et celles des personnes vivant dans la région de Grande-Anse sont fortement encouragées.
Vous pouvez aussi envoyer votre candidature en allant sur le site de Mercy Corps Global (www.mercycorps.org), Clique sur Careers, puis sur le lien « Country – Specific Job Boards » et ensuite sur Haiti pour voir les opportunités Nationales.

2022-01-26