Assistante Administrative pour Helvetas Swiss Intercooperation | JobPaw.com
Introduction

Sous la supervision de la Responsable Administrative & Finances, l’Assistante Administrative a pour mission d’assurer le bon fonctionnement du bureau de la Direction de Programme et de fournir un support administratif aux différents secteurs du programme.


Fonctions

L’Assistante Administrative aura les responsabilités suivantes :
• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques ;
• Être responsable de la rédaction et d’une bonne gestion administrative des courriers : envoi, réception et archivage et assurer des travaux de dactylographie, de mise en page de documents, de photocopies, de scannérisation de documents sur demande ;
• Assurer la relecture et l’édition des documents finaux de la direction de programme ;
• Aider à la gestion globale et au fonctionnement harmonieux du bureau ;
• Veiller à l’entretien et à la propreté quotidienne du bureau ;
• Superviser et coordonner le travail du personnel de soutien affecté à la direction de programme ;
• Assurer la gestion de la petite caisse et des avances et préparer des rapports de caisse ;
• Fournir une assistance à la Comptabilité en ce qui a rapport au classement, au déclassement et à l’archivage électronique de toutes les pièces comptables de l’organisation ;
• Rédiger les chèques et ordres de virement ;
• Aider à la préparation des réunions et ateliers de travail ;
• Réaliser avec le Responsable Logistique, l’inventaire périodique des matériels et équipements de la base (minimum une fois l’an) ;
• Aider à la gestion des tâches opérationnelles, administratives, logistiques et ressources humaines, le cas échéant.
• S’acquitter de toutes autres taches au besoin et sur demande du superviseur.


Qualifications réquises

1. Qualifications et Compétences
• Diplôme en secrétariat d’une école reconnue ;
• Minimum trois (3) ans d’expérience de travail dans un poste similaire ;
• Connaissances en comptabilité (tenue de livre), un plus ;
• Connaissances en logistique, un plus ;
• Maitrise des logiciels bureautiques ;
• Capacité de rédaction et d’expression en créole et en Français, connaissances de l’anglais et de l’espagnol, un plus ;
• Aptitude à travailler dans des équipes pluridisciplinaires ;
• Capable de travailler sous pression ;
• Honnêteté, rigueur et sens de l’organisation.

2. Compétences Organisationnelles :
• Intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de la HELVETAS ;
• Flexibilité et une adaptabilité aux aspects culturels, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge.

3. Gestion et leadership :
• Focaliser sur les résultats ;
• Répondre de manière constructive aux appréciations ;
• Aborder constamment le travail avec énergie et ponctualité, ainsi qu’avec une attitude positive et constructive.


Dossier de candidature doit avoir ...

CV, une lettre de motivation et les copies des diplomes et attestation de travail.


Date limite

2021-07-28