Responsable finance et administration pour MDM Canada | JobPaw.com
Introduction

Le/la Responsable finance et administration appuie et coordonne les services comptables et administratifs de la mission de Médecins du Monde Canada (MdM) Canada en Haïti. Il/Elle est le garant du respect des procédures administratives et financières de la mission.

P O S I T I O N N E M E N T D A N S L ’ÉQ U I P E
• Sous la responsabilité du Coordonnateur général
• Est le/la superviseur/e direct/e des comptables des différentes bases et du responsable logistique à Port-au-Prince
• Fait partie de l’équipe de coordination et travaille en collaboration avec l’ensemble du personnel MdM Canada en Haiti ainsi que de l’équipe finances et administration au siège de MdM à Montréal.


Fonctions

• Général
- Assure l’adéquation entre les besoins financiers et administratifs de la mission en générale et des programmes en particulier ;
- Fait le diagnostic interne du département des finances et de l’administration, développe des outils appropriés si besoin et veille à leur mise en application ;
- En fonction des exigences des bailleurs de fonds et de saines pratiques de gestion, développe, standardise et veille à l’application des procédures, incluant le traitement et la vérification des documents nécessaires à la planification et au suivi des opérations ;
- Appuie et soutient la réalisation et le suivi des projets en ce qui a trait aux aspects comptables, financiers et administratifs ;
- Assure l’harmonisation et l’application des politiques financières et administratives de Médecins du Monde Canada pour les projets en Haïti avec le souci de leur amélioration constante ;
- Assure la bonne gestion, l’encadrement et l’évaluation des personnes sous sa responsabilité ;
- Organise au besoin des ateliers de travail visant à l’augmentation des capacités et des compétences de l’équipe comptable et administrative en Haïti.
- Effectue toute autre tâche qui lui est requise dans le cadre de ses fonctions et du bon fonctionnement financier et administratif de la mission en Haïti.


• Suivi administratif
- Assure le suivi de l’ensemble des dossiers légaux (Impôts, INSS, etc.) tout en respectant le Code du travail et les lois fiscales qui prévalent en Haïti ;
- Assure que tous les contrats des employé/e/s sur le terrain en Haïti soient conformes, à jour, et que les préavis de fin de contrat sont respectés;
- Assurer la mise à jour régulière du plan de répartition des ressources humaines sur le terrain et participe à la révision de l’organigramme lorsque nécessaire ;
- Assure que chaque employé/e sur le terrain en Haïti dispose d’un dossier complet tel que stipulé dans le Manuel des procédures de MdM Canada;
- Assure le suivi mensuel des feuilles de temps et des feuilles de paie, avant l’envoi au siège social
- Tient à jour le registre des congés de tout le personnel, en conformité avec la paie et les feuilles de temps
- Révise, au besoin, de concert avec le Coordonnateur général et les responsables concernés au siège, le Manuel des procédures administratives et financières ;
- Assure que les services logistiques de la mission de MdM Canada en Haïti sont bien offerts et que l’équipe logistique se conforme au protocole en la matière;
- Assure, à travers la supervision du responsable logistique, que les biens, matériels et équipements soient disponibles, en bon état et conformes aux procédures de MdM Canada.
- Assure et vérifie que tous les documents (achats, inventaires, certificats de donation, exemptions de taxes, transferts de propriété, etc.) soient ordonnés/conformes ;
- Assure un bon archivage des documents financiers et légaux de MdM Canada en Haïti.

• Suivi Financier
- Garantie la bonne tenue financière et budgétaire de la mission de MdM Canada en Haïti ;
- Appuie le Coordonnateur général et les responsables de programmes dans le suivi budgétaire et le développement stratégique de la mission ;
- Assure la mise en place et le bon fonctionnement des systèmes comptables adéquats et de la formation du personnel afférent ;
- Harmonise et met en œuvre les procédures financières de la mission ;
- Vérifie la documentation et la nature des transactions financières des rapports mensuels afin de s’assurer que le tout respecte l’application des normes et procédures des bailleurs de fonds et/ou de l’organisation ;
- S’assure que tous les rapports financiers mensuels et finaux sont produits, complets et approuvés par le Coordonnateur général et expédiés au siège social dans les délais prescrits ;
- Assure le suivi et le contrôle budgétaire des projets mensuellement ;
- Recueille, analyse et assure le suivi des prévisions de trésorerie des projets avant de les soumettre au Coordonnateur général pour approbation et demande de transfert au siège social ;
- Participe à la préparation des dossiers de vérification organisationnel et des projets ;
- Est responsable de la saine gestion de la trésorerie et de la protection des actifs sous sa responsabilité ;
- Dans le contexte de ce qui précède, s’assure de la formation continue de l’équipe comptable, selon les différents outils et documents utilisés par MdM Canada.

COORDINATION / REPRÉSENTATION /RAPPORTS ET DÉVELOPPEMENT DE PROJETS

• Participe aux réunions de coordination de MdM Canada en Haïti ;
• Peut être amené à représenter MdM Canada lors de réunions extérieures (bailleurs, inter-ONG, forums humanitaires) ;
• Participe aux réunions du réseau MdM en Haïti concernant les finances et l’administration ;
• Est appelé à se déplacer dans les zones d’intervention de MdM Canada pour des missions de vérifications internes et d’appui financier et administratif lorsque nécessaire;
• Participe au développement de nouveaux projets sur demande et en collaboration avec l’équipe de coordination ;
• Participe et dispense la formation financière et administrative aux comptables, responsable logistique et responsables de projet en ce qui a trait aux opérations financières et administratives


Qualifications réquises

• Expérience minimum de 3 ans à un poste équivalent dans une ONG
• Expérience minimum de 7 ans dans des fonctions pertinentes en relation avec le poste
• Connaissances techniques en finance et en administration (gestion de budget, comptabilité, ressources humaines)
• Expérience en encadrement et en animation d'équipe
• Connaissances très avancées en Excel
• Bonnes connaissances en informatique (Word, Internet)
• Connaissance du logiciel comptable SAGA un grand atout.
• Excellente communication orale et écrite en français et créole (anglais un atout)
• Excellentes compétences relationnelles
• Polyvalence, adaptabilité, sens pratique
• Honnêteté, discrétion, disponibilité
• Capacité à travailler sous pression, autonomie et sens de l’organisation
• Patience et diplomatie, capacité d’écoute, pédagogie.


Conditions de travail

• Poste national
• Rémunération selon l’échelle salariale de MdM Canada en Haïti
• Avantages sociaux compétitifs


Dossier de candidature doit avoir ...

Veuillez nous envoyer votre curriculum vitae accompagné d’une lettre précisant les raisons qui motivent votre candidature.


Autres remarques

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi. Uniquement les candidats retenus à la pré- sélection seront contactés par mail.


Date limite

2021-01-25