La Direction Générale de la Protection Civile et des Opérations d’Aide Humanitaire Européennes (DG-ECHO) finance des actions humanitaires pour venir en aide aux victimes de catastrophes naturelles et de conflits en dehors de l’Union Européenne. Cette aide est mise à disposition des victimes de façon impartiale, indépendamment de leur race, de leur groupe ethnique, de leur religion, de leur sexe, de leur nationalité ou de leur appartenance politique.

Le bureau d’ECHO à Port-au-Prince, recherche un(e) Assistant(e) Administratif (ve)

Assistante Administrative

Education: Détenir au minimum un diplôme de secrétariat ou détenir une formation secondaire ou équivalente en école de commerce.

Expérience:
Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle en rapport avec le poste. Une expérience préalable en Ambassade ou ONG ou Organisations Internationales serait un atout.
Excellentes compétences en rédaction et capacité à préparer des lettres officielles (par exemple, problèmes de protocole, obtention de visas, dédouanement, etc.).
Bonnes compétences en communication et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
Capable de travailler dans une position multitâche.
Connaissance de la logistique, voyage, des procédures de transport et des préparatifs sur le terrain.
La connaissance des principes comptables est un avantage.
Expérience dans l’utilisation d’outils informatiques et logiciels bureautiques (MS Word, Excel, Power Point, Internet explorer, Outlook).

Langues: Excellentes en Aisance en Français et en Anglais (parlé et écrit).

- Aide à la responsabilité de la gestion du bureau.
- Supervise la logistique et coordonne les déplacements.
- Service de front desk incluant le contrôle des visiteurs du bureau, la gestion du standard central et mise à jour des listes de contacts.
- Organise et suit les activités liées aux voyages: en terme de sécurité, réservation d’hôtel et de billets, et toutes autres besoins relatives aux missions.
- Réception et distribution de toutes les communications du bureau, classement et archivage.
- Archivage et suivi de tous les courriers envoyés et tous les documents remis pour signature et / ou information à la Délégation de l'UE.
- Rédige et traite la correspondance standard et administrative.
- Photocopies, scan et rassemble les documents à la demande.
- Traduit et interprète, le cas échéant.
- Aide à la préparation des réunions. Gère les réservations de salles de réunion / conférence.
- Assure la mise à jour de la liste des partenaires, staff sur une base régulière et la partage avec le staff.
- Maintient une vue d'ensemble de la situation des visas et permis de séjour du personnel expatrié et effectue le suivi nécessaire.
- Aide à la gestion des tâches opérationnelles, administratives et financières, le cas échéant.

Ce poste est ouvert aux haïtiens et aux ressortissants étrangers détenteurs de visa et de permis de séjour en Haiti
DG ECHO applique une politique d'égalité des chances. Notre politique de recrutement est basée sur le respect de la diversité, le maintien de l'équilibre hommes-femmes, ainsi que l'équilibre entre vie professionnelle et privée, et l'accompagnement des opportunités de formation.

Les contrats seront régis par la législation du travail haïtienne.
Les employés d’ECHO respectent les codes de conduite publiés sur le site: https://ec.europa.eu/echo/who/about-echo/field-network_en

• Une lettre de couverture (maximum 1 page) indiquant les intérêts et motivation pour le poste;
• Un Curriculum Vitae détaillé en Anglais (maximum 3 pages) selon le modèle Europass CV à remplir sur le site http://www.europass.cedefop.europa.eu;
• Certificats d’études et certificats de travail;
• Nom, occupation et numéro de contact (téléphone, e-mail) de 3 références, dont l’une du dernier emploi

Tout traitement de données personnelles sera effectué conformément à la législation européenne applicable (Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement Européen et du Conseil du 23 octobre 2018 sur la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes, offices et agences de l'Union et sur la libre circulation de ces données.Disponibilité immédiate est un avantage.
Seulement les candidatures complètes, transmises dans les délais et répondant aux critères énumérés dans l’offre seront considérées. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Toute forme de prospection, sollicitation ou influence sera traitée comme disqualifiant

2021-01-31