Le Comité de Coordination Multisectoriel Haïti (CCM Haïti), créé dans le cadre des directives du Fonds Mondial de Lutte Contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme, constitue la structure idéale de coordination et d’intégration devant permettre d’impliquer tous les secteurs concernés par la prévention et la prise en charge des trois maladies.

Le Fonds mondial, mécanisme de financement, a pour but de collecter les ressources et de les investir pour favoriser le renforcement rapide des mesures de prévention et de traitement des trois maladies, à travers un nouveau cadre de partenariat secteur gouvernemental, secteur de la société civile, secteur privé, et partenaires techniques et financiers.

A ce titre, le CCM Haïti est spécifiquement chargé :
du développement des propositions soumises au Fonds Mondial pour financement ;
de la nomination transparente des Récipiendaires Principaux (RP) pour la mise en œuvre des subventions du Fonds Mondial ;
du suivi stratégique (Oversight) de la performance du/des RP(s) et de la mise en œuvre des programmes ;
de l’examen périodique des programmes financés.

Responsabilité principale
Supporter le secrétariat exécutif du CCM du point de vue administratif dans l’exécution de son mandat
Superviseur : Secrétaire Exécutif
Redevabilité au : Comité de Coordination Multisectoriel
Relation fonctionnelle : Equipe Pays du Fonds Mondial, Récipiendaire principal, Partenaire au Développement, Equipe du Secrétariat, Commissions technique du CCM et les consultants

Description des responsabilités
• Avoir une vue d’ensemble du travail du secrétariat exécutif et suivre de près toutes les activités afin de garantir qu’un soutien opportun soit donné dans les domaines tant généraux que spécialisés
• Aider dans l’organisation et la planification des réunions du Bureau, des assemblées générales du CCM, des commissions techniques du CCM, des ateliers de travail, des visites de terrain et des voyages (réservation d’hôtel, transport, etc) ;
• Participer dans les rencontres/réunions et préparer les comptes-rendus et les rapports de 3manière régulière et selon les procédures en vigueur ;
• Gérer les listes de contacts des membres, partenaires et fournisseurs de biens et de services du CCM Haïti, des Organisations Internationales, des organisations non-gouvernementales, du Corps Diplomatique et Consulaires, et des Agences de Nations-Unies ;
• Écrire des lettres et des courriels au nom du secrétariat et bureau du CCM Haïti
• Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et des formulaires ;
• Recevoir, trier, archiver et distribuer le courrier
• Assurer le service du standard téléphonique, répondre aux demandes téléphoniques de renseignements ;
• Fournir des informations en répondant aux questions et demandes
• Recevoir et enregistrer les visiteurs et les adresser au bureau approprié après vérification auprès de la personne qui reçoit ;
• Tenir les registres de courriers, journaux, factures, reçus et les visiteurs ;
• Fournir un soutien général aux visiteurs et consultants
• Accueillir, orienter et aider les visiteurs au bureau
• Aider le personnel du secrétariat exécutif en assurant les fonctions simples de bureau telles que la tenue des fichiers et dossiers, l’archivage électronique et physique des documents d’achats et administratifs, de la correspondance, les manuels d’instruction, circulaires, etc.
• Développer et maintenir des systèmes de classement et d’archivage informatique et manuel
• Effectuer des tâches administratives telles que la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, etc.
• Gérer la petite caisse
• Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses
• Préparer et surveiller les factures
• Travailler en étroite collaboration avec la comptabilité pour préparer et finaliser tous les paiements courants tels : loyers, maintenances des services du bureau, contrats de téléphonie mobiles/ contrats d’internet/ contrat d’électricité.
• Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs
• Traiter les requêtes d’achats de biens ou de services, etc.
• Faire le montage et l’analyse du dossier d’achat de biens ou de services suivant les procédures du CCM, faire suivre le bon de commande auprès des fournisseurs, préparer les bons de réception, recevoir et/ou expédier les articles commandés vers leurs destinations finales ;
• Assurer le fonctionnement de l'équipement en remplissant les exigences d'entretien préventif ; coordonner des réparations ; tenir à jour les inventaires d’équipement ; évaluer de nouveaux équipements et techniques
• Maintenir l'inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d’inventaire ; anticiper les fournitures nécessaires ; placer et accélérer les commandes de fournitures ; vérification de la réception des fournitures
• Superviser et superviser le travail du personnel d’appui
• Maintenir à jour les registres des congés des employés
• Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des résultats connexes au besoin
• Gérer les informations sensibles de manière confidentielle

Exigences de l'assistante administrative
• Expérience confirmée en tant assistante administrative de bureau
• Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
• Connaissance pratique de l'équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs
• Maîtrise de MS Office (MS Excel, MS Word, MS PowerPoint, Outlook)
• Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale
• Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche

Compétences et habiletés requises :
• Professionnalisme
• Leadership
• Esprit d’initiative
• Travail en équipe
• Capacité de fournir un support adapté dans un environnement changeant
• Aptitudes à résoudre les problèmes
• Talents exceptionnels dans la communication, dactylographie, rédaction et correction
• Compétences en rédaction administrative
• Compétences de reporting
• Analyse, précision, discrétion et jugement
• Gestion des achats
• Contrôle de l'inventaire
• Attention au détail
• Expérience et aisance à travailler avec le gouvernement, les partenaires techniques et financiers et la société civile
• Expérience professionnelle ou bénévole auprès de populations socialement marginalisées

Qualifications and Expérience :
• Diplôme d'études en tant qu'assistant administratif, secrétariat de direction ou domaine connexe
• Au moins 1 année d'expérience similaire dans un organisme gouvernemental, une ONG ou une organisation internationale
• Aptitude confirmée à la communication et l'interaction avec des hauts cadres gouvernementaux, des organisations non gouvernementales (ONG) et des organisations du secteur privé et/ou de la Société civile
• Maitrise du Français et de l'anglais pour la compréhension des communications du Fonds mondial

2020-07-17