Introduction
Dans le cadre de la mise en œuvre du << Projet de Gestion des Risques et de Résilience aux Aléas C
Fonctions
Sous l’autorité du Directeur du Projet PGRAC et la supervision directe de l’Analyste Financier, l’Assistant(e) Administratif(ve) & Ressources Humaines a pour Responsabilités de :
1. Assurer le respect strict des principes administratifs dans tout ce qui concerne l’exécution du contrat de travail liant J\P HRO au bureau de l’Unité de Coordination de Projet (UCP/MICT) ;
2. Appliquer les règlements en vigueur à J\P HRO en matière de gestion financière ;
3. S’assurer de la bonne utilisation et du bon état des biens et équipements du projet ;
4. Fournir une assistance logistique aux activités du projet telles que les ateliers de travail, de formation et les visites de terrain ;
5. Procéder au suivi de paiement des achats et des contrats de services ;
6. Superviser les taches d’entretien, de gestion et de maintenance des équipements ;
7. Assurer la gestion générale des dossiers du personnel, les feuilles d’emploi du temps (timesheets), les demandes de congés, maladie, les recrutements, etc.
8. Participer à la préparation des rapports d’activités et financiers du projet ;
9. S’occuper de l’approvisionnement du bureau et fournir toute l’assistance nécessaire d’une manière générale pour le projet ;
10. Assurer périodiquement l’inventaire du matériel et soumettre les requêtes pour le renouvellement des stocks selon les échéanciers de travail ;
11. Faire toutes suggestions et recommandations pouvant améliorer le fonctionnement du projet ;
12. Assurer la circulation de l’information entre l’Administration et le personnel du bureau, rédiger et diffuser les notes de services internes ;
13. Classer et archiver les documents du Projet ;
14. Assurer le lien avec le personnel du bureau central ;
15. Organiser les déplacements : missions, formations, séminaires ;
16. Assurer la gestion de la correspondance (réception, enregistrement, classement, expédition de lettres et autres documents) ;
17. Accueillir les visiteurs ;
18. Gérer en accord avec l’Analyste Financier la petite caisse ;
19. Superviser le travail des personnels de soutien ;
20. Exécuter toutes autres tâches susceptibles de faciliter le travail du bureau de Projet.
Qualifications réquises
• Bonne maitrise des matériels informatiques : ordinateur, photocopieuse, scanner, etc.
• Bonne maitrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint), et des outils de communication (Internet, e-mails, téléphone)
• Bonne maitrise des outils de gestion financière
• Bonne maitrise de l’expression orale et écrite du français et du créole
• Bonne présentation
• Connaissance en comptabilité
• Forte capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes
• Esprit d’initiative, respect de délais, sens des priorités, discernement
• Qualités rationnelles : sens de l’écoute, patience, confidentialité et discrétion
Conditions particulières
Le candidat doit résider dans la Grand-Anse
Conditions de travail
• Licence en sciences administratives, ou diplôme moyennant 5 ans d’expérience de travail dans un poste similaire
• Formation complémentaire en comptabilité et/ou secrétariat
• Bonne maitrise des logiciels de communication et de bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Internet, e-mails
• Notions de base en ressources humaines
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale
• Résider à la Grand’Anse
Dossier de candidature doit avoir ...
- Lettre de motivation ;
- CV;
- Copies de diplômes ou certificats
Autres remarques
Le titre du poste "Administrative Assistant & Ressources Humaines" doit être inscrit dans le sujet de l'email.
Date limite
2020-04-10
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