Développement international Desjardins (DID) travaille depuis près de 50 ans au développement du secteur de la finance inclusive dans les pays en développement et en émergence. Par ses interventions visant à structurer et renforcer le secteur ainsi que les institutions qui le composent, DID vise à accroître l’accès pour tous à des services financiers diversifiés et sécuritaires de même qu’à soutenir le développement d’un patrimoine individuel et collectif. Actif dans une trentaine de pays répartis sur quatre continents, DID offre à ses partenaires une gamme complète de solutions spécialisées couvrant toutes les facettes de la finance inclusive (épargne, services financiers agricoles, financement des entrepreneurs, technologies, gouvernance, encadrement légal, etc.). Les interventions de DID touchent près de 10 millions de familles et d’entrepreneurs à travers le monde.

DID est présentement à la recherche d’un Agent à la logistique pour la mise en œuvre du programme CNFA - Cadre national pour le renforcement du financement agricole en Haïti (CNFA), sous le leadership de la Banque Centrale d’Haïti (BRH). Par la mise en œuvre du CNFA la BRH vise à contribuer à l’augmentation des revenus, de la sécurité alimentaire des exploitants agricoles ainsi qu’à la croissance économique du pays par le renforcement durable de la gouvernance et la définition de mécanismes financiers adaptés au secteur agricole.

Relevant du Coordonnateur du projet, l'Agent à la logistique sera chargé d'aider l'équipe de direction en fournissant diverses activités de secrétariat, de soutien administratif et de communication.

I. Rôle

Le responsable de ce poste est appelé à être le premier point de contact avec les partenaires du projet. Sa mission est donc de transmettre, dès ce premier contact, une image positive du CNFA et le niveau de professionnalisme des activités menées dans le projet.

L’agent à la logistique est principalement chargé d'aider l'équipe de direction en fournissant diverses activités de secrétariat, de soutien administratif et de communication.

Les différentes responsabilités assumées par l’agent à la logistique soutiendront directement l'équipe du CNFA et de ses partenaires pour assurer une exécution et un suivi en temps opportun des activités du projet avec le plus haut niveau de qualité.


II. Responsabilités générales

Assurer la réception des appels et l'accueil des partenaires et visiteurs, selon les protocoles et standards de qualité et de courtoisie établis.

Réaliser et produire divers documents tels que des correspondances, des présentations à l'appui de réunions ou de conférences, des procès-verbaux après les comités de projet, des rapports, des statistiques, etc.

L’agent à la logistique assure l’application rigoureuse des règles d’accueil des visiteurs et du plan de séurité du projet. Il / elle contribue au développement et à la préservation d'un environnement collaboratif et mobilisateur avec tous le personnel et les partenaires.

III. Responsabilités spécifiques

L’Agent à la logistique est responsable d’assurer la logistique du projet (déplacements, certains achats, réservations d’hôtel, accueil à l’aéroport, achat de billets d’avion des vols intérieurs, etc.) et doit travailler en étroite collaboration avec l’Agent comptable et administratif afin d’assurer les opérations du bureau dans la meilleure efficacité possible et en respect des normes de sécurité. Plus précisément, il devra :

• Procéder à la préparation des relevés de dépenses liés aux déplacements (chauffeurs, professionnels, bénévoles) et au paiement après approbation du coordonnateur du projet : réviser les demandes d’avances « les préparer au besoin », en faire une révision pour le respect des normes, faire procéder au paiement des avances par l’agent administratif, récupérer les pièces justificatives au retour des missions et faire procéder au paiement / remboursement des dépassements/surplus;
• Procéder à la compilation des dépenses de carburent par véhicule et par chauffeur et en faire un rapport mensuellement à l’Agent administratif;
• Préparer les planifications de temps supplémentaires des chauffeurs pour fin d’autorisation en fonction des règles de gestion du temps;
• Corroborer et compiler le fichier Excel du temps supplémentaire des chauffeurs;
• Assurer le suivi de l’entretien des véhicules du bureau en fonction des normes techniques;
• Assurer l’interface de communication avec les cadres du projet (réception des requêtes d’entretien des véhicules, vérification de la fiabilité des réparations);
• Assurer l’interface de communication avec les fournisseurs de service de réparation de véhicules (suivi des réparations, émissions de notes de satisfaction ou retour au fournisseur pour redressements);
• Maintenir à jour les registres d’outil de gestion : fiches signalétiques de chaque véhicule (historiques de réparation, valeur ajoutée, coûts d’entretien) et en faire une mise à jour mensuelle à faire vérifier par le Coordonnateur;
• Assurer l’inventaire et le suivi des déplacements des biens, équipements et matériel du projet; signaler toute situation inadéquate;
• Assister le Coordonnateur pour tout achat ou location de matériel;
• Assurer le bon fonctionnement et entretien du matériel et des équipements et prendre les mesures nécessaires en cas de défectuosité;
• Procéder aux achats conformément aux politiques en vigueur et maintenir à jour un inventaire complet des produits d’entretien, fournitures et papeterie;
• Assurer la préparation de toute correspondance de même que de la logistique de messagerie afin de s’assurer de leur acheminement;
• Préparer les correspondances relatives à la venue des consultants et des visiteurs du projet (carte d’identité, visa, permis de conduire et autres);
• Offrir un appui dans la préparation des correspondances relatives aux documents officiels du projet auprès des diverses instances gouvernementales par exemple la franchise, le dédouanement des véhicules et autres matériels, etc.;
• Appuyer dans l’organisation des différents comités stratégiques et opérationnels;
• Rédiger un rapport mensuel de ses activités au coordonnateur et la mise en évidence des situations particulières;
• Garder une communication régulière et cordiale avec le locateur pour s’assurer de l’entretien adéquat des locaux;
• Veiller à la réalisation des services essentiels de base (eau, électricité, fonctionnement génératrice, etc.) tels que convenus dans les termes du bail;
• Réaliser toutes tâches connexes qui relèvent de sa compétence demandée par le Coordonnateur terrain

IV. Qualifications (éducation, compétences et expérience)

• Diplôme en administration, secrétariat ou autre discipline connexe.
• Un minimum de trois (3) années d'expérience dans un poste similaire.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite, à la fois en français et en créole.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) et des outils web.
• Connaissance du processus de réception et du protocole téléphonique.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et délais.
• Capacité à maintenir de bonnes relations avec ses collègues et à influencer un travail d'équipe positif.
• Démontrer la rapidité d'exécution, la rigueur professionnelle et la minutie.

V. Place dans la structure

L’agent à la logistique est un employé de Développement international Desjardins affecté au projet CNFA. Il rend compte hiérarchiquement au coordonnateur sur le terrain et entretient des relations de travail avec toutes les parties prenantes du projet, principalement avec la BRH qui est le maître d’ouvrage et avec l'équipe administrative du siège de DID.

VI. Horaire et lieu de travail

L'agent à la logistique occupe un emploi à plein temps (37,5 heures par semaine), du lundi au vendredi et de 8h30 à 17h00. Il est basé dans les locaux du FDI au 12, Angle Rue Butte et Impasse Chabrier, Bourdon, Pétion-Ville, Haïti.

-Lettre de motivation
-Copies des diplômes
-Curriculum Vitae -

2020-04-10