Office Assistant Voyages pour FAO | JobPaw.com
Introduction

Cadre organisationnel
L’objectif général est de soutenir la FAO dans son programme de Coopération Technique pour le pays, contribuant à son positionnement comme organisation dynamique et moderne, dans l’élimination de la faim et la pauvreté rurale, dans la promotion de l’agriculture, la pêche, l’élevage et la gestion durable de l’environnement des ressources naturelles au profit des communautés et des populations rurales vulnérables.
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Haïti, sous la supervision directe du Responsable de l’Administration et Finances, en étroite collaboration avec les Responsables du Programme et des Opérations. L’Office Assistant aux Voyages appuiera un éventail de services administratifs en assurant la transparence, l’intégrité et le respect des règles et règlements existants. L’Office Assistant/Voyages devra encourager une approche collaborative, axée sur les résultats et devra être proactive, en favorisant un travail d’équipe exemplaire.


Fonctions

L’Office Assistant/Voyages sera chargé de:
• Assurer l’organisation des voyages nationaux et internationaux du personnel et s’assurer que tous les missionnaires disposent des documents nécessaires avant leurs déplacements : (ordres de missions, TA, tickets, Security Clearance et autres documents qui peuvent être demandés) ;
• Contacter les agences de voyages partenaires de la FAO (CWT et autres partenaires) pour trouver les cotations de compagnies aériennes et analyser toutes les possibilités permettant d’obtenir des meilleures cotations avec les itinéraires les plus directs pour faciliter les voyages ;
• Préparer les TA dans le délai et s’assurer que les voyageurs obtiennent leurs DSA avant les déplacements ;
• Effectuer les réservations de vols, hôtels, et organiser l’accueil de visiteurs à l’aéroport en collaboration avec la logistique ;
• Assister l’Unité de Programme dans l’organisation des ateliers, session de formation (réservations salles, hôtels, matériels, …) en collaboration avec les Operations et les Achats ;
• Effectuer le suivi des missions et informer les missionnaires de l’obligation de soumettre les TEC, contrôler et analyser les TEC reçus pour soumission dans GRMS pour clôture du TA,
• En collaboration avec la logistique, préparer et mettre à la disposition des visiteurs des téléphones cellulaires et répertoire téléphonique du personnel Haiti, de radio hand sets et organiser un briefing sur utilisation des radio hand par UNDSS. Prendre des rendez-vous nécessaires sur le briefing de sécurité par UNDSS pour toutes les missions internationales séjournant en Haiti ;
• En collaboration avec la Secrétaire du Représentant, assister le personnel international dans l’obtention de visas, des cartes d’identités spéciales, des permis de conduire en Haïti et autorisation de conduire des véhicules officiels de la FAO par le personnel requis;
• Préparer et mettre à jour le plan des voyages nationaux (pal mensuel) et internationaux (plan trimestriel) ;
• Assurer l’obtention des badges du personnel auprès de UNDSS ;
• Prendre les initiatives nécessaires pour la bonne marche des activités ;
• Exécuter toute autre tâche demandée par la hiérarchie.


Qualifications réquises

• Diplôme d’étude secondaire suivi d’une formation administrative (secrétariat, gestion des ressources humaines ou domaine apparenté ;
• Minimum trois (3) ans d’expériences professionnelles pertinentes dans le domaine recherché ;
• Connaissance courante du français et connaissance moyenne de l’anglais. La connaissance de l’espagnol est un avantage
• Connaissance courante des logiciels de travail (Word, Excel, Outlook etc). La connaissance sur l’utilisation du Système mondial de gestion des ressources (GRMS) est un grand avantage,
• L’expérience de travail avec les agences de l’ONU et/ou les ONGs internationales est un atout,
• Être ressortissant d'Haïti.


Conditions particulières

• Être axé sur les résultats
• Avoir l’Esprit d'équipe
• Sens de la communication
• Établir des relations constructives.
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles • Excellentes communications écrites et verbales • Aptitude à travailler sous pression et respecter les deadlines


Conditions de travail

NPP


Dossier de candidature doit avoir ...

CV accompagné d’une lettre de motivation et de copie des diplômes.


Remarque contact

Pour présenter votre candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne sur le site web de la FAO consacré au recrutement, Jobs at FAO. Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du portail de recrutement seront prises en considération.
Les candidats sont encouragés à enregistrer leur candidature en prévoyant un délai largement suffisant avant la date limite.
Pour obtenir de l’aide, écrire à: Careers@fao.org.


Autres remarques

Prière de noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO – engagement envers l’Organisation, respect de chacun, intégrité et transparence. RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES
• La FAO ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt de candidature, entretien, traitement du dossier).
• Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Pour toute question ou demande d’aide, s’adresser à: iRecruitment@fao.org.
• Les candidatures reçues après la date de clôture de l’avis ne seront pas acceptées.
• Seuls les diplômes d’aptitude linguistique délivrés par des prestataires externes reconnus par les Nations Unies et/ou les résultats des examens officiels de la FAO (examens d’aptitude linguistique de niveaux B et C et test de recrutement linguistique) seront acceptés comme attestation du niveau de connaissance des langues indiquées dans le formulaire de candidature en ligne.
• Pour d’autres questions, veuillez consulter la page web Emploi à la FAO: http://www.fao.org/employment/home/fr/
• Pour en savoir plus sur les catégories, la durée du contrat et la rémunération, veuillez consulter la page relative aux conditions d’emploi.



Date limite

2020-01-29