Administrateur/Administratrice de Site pour FHI/Humanité & Inclusion_ HI | JobPaw.com
Introduction

Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale qui intervient pour porter assistance aux populations vulnérables (personnes déplacées, réfugiées, sinistrées et personnes en situation de handicap) et pour la promotion des droits des personnes handicapées. Dans le cadre du développement de ses activités sur son site au Cap-Haïtien, HI recrute un Administrateur/une Administratrice de site.


Fonctions

1 : Assurer la gestion administrative et RH sur le Site
- Assurer le suivi administratif des contrats établis sur le Site (location, assurances, etc.) ;
- S’occuper des formalités administratives et des relations avec les autorités locales ;
- Mettre en place et faire le suivi du système de classement et archivage des dossiers sur le Site ;
- Effectuer le paiement des salaires (contrat journalier) à la fin du mois et faire signer la fiche de paie à l’équipe sur le Site ;
- Réaliser le suivi des heures supplémentaires, des heures de récupération, des congés payés et des absences exceptionnelles du personnel sur le Site et les envoyer à l’Assistante administrative RH en Capitale ;
- Prendre en charge la constitution des dossiers et les modifications sur le statut de chaque employé sur le Site en lien avec l’Assistante administrative RH en Capitale (mise à jour des contrats de travail, définition de fonction, avenants) ;
- Jouer le rôle d’interlocuteur du personnel Site sur les différents aspects de leur statut (Règlement intérieur, Conditions d’engagement, Politiques Institutionnelles, Procédures RH).

2 : Assurer la gestion comptable et financière sur le Site

2.1- Gestion Comptable
- Etablir les documents et le dossier comptable à et les envoyer en capitale tous les mois suivant la procédure : Préparation et classement des pièces, établissement des lots, établissement des visas d’engagement ;
- S’assurer de la validité des pièces comptables et de l’adéquation des justificatifs de dépenses (contrôle de conformité) ;
- Superviser la Tenue des livres de bord caisse et banque et s’assurer de l’enregistrement correct des pièces comptables ;
- S’assurer de la bonne gestion comptable du Site ;
- Superviser la saisie des pièces comptable caisse et banque dans la feuille de saisie Excel ;
- Préparer l’Etat de rapprochement Bancaire et suivre les chèques en circulation ;
- Editer les journaux comptables et les envoyer en capital en respectant les échéances fixé par le programme ;
- Coréaliser les décomptes de caisse inopinés, hebdomadaires et mensuels avec le Caissier, et s’assurer du respect de procédure HI ;
- Assurer et contrôler le respect des procédures comptables et d’engagement des dépenses internes à HI (validité des pièces comptables, lettrage des avances, clôture comptable mensuelles, encodage des PCG, etc…) ;
- Superviser et assurer le cas échéant, la classification et un bon archivage des pièces comptables.
- Etablir et S’assurer du paiement des acomptes provisionnels sur les prestations engagées par le Site.

2.2- Gestion Financière

- Valider les paiements en espèce ou par chèque dans le respect de la procédure d’engagement des dépenses ;
- Superviser la gestion quotidienne de la caisse ;
- Etre en charge du suivi des comptes bancaires et des soldes disponibles sur Site ;
- Réaliser et envoyer en capitale tous les mois les prévisionnels de trésorerie du site ;
- Communiquer au Chef de projet toutes les informations nécessaires pour les accompagner dans la gestion financière du projet ;
- Assurer un relais de l’équipe financière en Capitale pour le renforcement de capacité et le suivi financier des partenariats ;
- Gérer les relations de communication financières du site avec la banque ;
- Participer aux audits bailleurs ou internes du programme.

3 : Assurer la gestion logistique du Site

3.1- Gestion des locaux (maisons, bureaux, locaux de stockage)
- Assurer le suivi de l’installation des matériels et équipements ;
- Etre garant de la sécurisation des locaux (fermeture, gardiennage, extincteurs) ;
- Superviser les travaux d'aménagement, d’entretien et de maintenance des locaux ;
- Assurer le suivi des contrats de charge des locaux du Site (eau, électricité, entretien générateur, etc.) ;
- Assurer la bonne tenue des outils et tableaux de bords de gestion des services généraux (TSS, TSC, Tableau suivi de l’EDH, tableau de suivi du groupe électrogène).
- S’assurer de la bonne préparation de l’accueil des visites et des missions ;

3.2- Gestion de la chaine d’Approvisionnement

- Mettre en œuvre les procédures d’approvisionnement et superviser les différentes étapes des achats sur site (consultation de marché, analyse des offres, commande, suivi, réception, contrôle de conformité) ;
- Assurer le suivi des commandes passées à Port-au-Prince, en collaboration étroite avec le Responsable logistique et en conformité avec les procédures d’achat en vigueur sur le programme ;
- Superviser le remplissage en temps réel du tableau informatisé de suivi des DAS ;
- Organiser le transport de biens (choix du mode de transport et de conditionnement, planification et suivi des expéditions) ;
- S’assurer de la conformité et de l’entièreté des dossiers d’achat ;
- S’assurer de la mise à jour régulière de la base de données des prix du marché ;
- Superviser la gestion des espaces de stockage (aménagement, options de rangement) et la gestion physique des stocks : suivi des fiches de stock, organisation d’inventaires périodiques, suivi du flux des marchandises ;
- Effectuer un contrôle du stock sur la base du stock initial, fiches de stock et des bons de sortie et d’entrée et s’assure de la bonne gestion des espaces de stockages (inventaires) ;

3.3- Gestion des Déplacements des Personnes et du Parc de Véhicules

- Proposer des moyens de déplacement adaptés au contexte du Site, en conformité avec les Procédures de Gestion du Parc Véhicules en vigueur sur le Programme ;
- Organiser et mettre en œuvre le planning des mouvements et des déplacements des véhicules ;
- Assurer un contrôle de premier niveau et faire une analyse du suivi des véhicules au moyen des outils mis en place sur le programme (carburant, contrôles techniques, réparations, entretiens, coûts) ;
- Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules et en alerter le Responsable Logistique en capitale en cas de problème ;
- Superviser les entretiens et les réparations du Parc roulant en lien avec le Responsable Logistique ;
- Alerter le Responsable logistique et le CSS en cas d’augmentation anormale des réparations ou des consommations afin de détecter la cause du problème ;
- Réceptionner et analyser les fiches de contrôles techniques véhicule ;

3.4- Gestion des Equipements techniques (parc informatique, télécommunication, énergie)

- Veiller à l’application des procédures de gestion des équipements en vigueur sur le Programme ;
- Participer à l’identification des besoins et au choix de matériels adaptés ;
- Assurer l’inventaire du matériel informatique avec l’appui de l’informaticien programme en capitale;
- Contrôler la mise à jour en continu du tableau de suivi des équipements (TSE) en lien avec le Responsable Logistique et faire l’étiquetage au niveau Site ;
- S’assurer de la réalisation des inventaires physiques du matériel immobilisé et non immobilisé sur Site et effectuer les rapprochements avec les données du fichier informatique gérées sur Excel ;
- Assurer les travaux de clôture logistique du Site ;
- Faire le suivi de mouvement des équipements mis à disposition pour les projets (ordinateur portable, vidéoprojecteur, appareil photo, …) ;
- Suivre et signaler toute disparition de matériel ou anomalie constatée ;
- Etre garant de la sécurité des matériels de prêt, et assurer un suivi strict et rigoureux pour limiter les pertes ou les vols ;
- Editer un certificat de sortie (certificat de don, perte, destruction ou contrat de vente) à chaque fois qu’un équipement sort du programme, le faire valider par son supérieur hiérarchique et le Directeur de Programme, et l’archiver dans le dossier de l’équipement ;
- Planifier avec la capitale tout besoin de maintenance ;
- Evaluer la pertinence de faire réparer le matériel endommagé ;

3.5- Relais sécurité

- Développer un réseau de contacts sécu de la zone, afin de pouvoir collecter les infos sécu pertinente ;
- Faire remonter au chargé de la sécurité toutes les informations recueillies jugées pertinentes relatives à la sécurité dont il aurait connaissance ;
- Participer à l’actualisation des procédures en fonction de l’évolution du contexte en se mettant en lien avec le chargé sécurité et le Directeur de programme ;
- Faire circuler les informations relatives à la sécurité des déplacements, des équipements et des bâtiments au sein de la base ;
- Signaler tout acte ou comportement compromettant la sécurité de l’équipe, ainsi que la survenue de tout accident ;
- Dresser un rapport pour tout incident recensé, puis l’archiver et le transmettre au chargé de la sécurité.

4 : Assurer la gestion du budget de structure et le management de l’équipe Support Site

4.1- Gestion budgétaire

- Participer à l’élaboration du budget annuel structure du Site ;
- Fournir les coûts prévisionnels Site dans le cadre de l’écriture d’un nouveau projet ;
- S’assurer du suivi et de l’affectation budgétaire des couts structure sur Site ;
- Procéder à l’analyse budgétaire mensuel structure Site et proposer les éléments d’ajustement au moment des budgets de référence et lors de suivis budgétaires mensuels.

4.2- Management d’équipe

- Organiser et animer son équipe : participer au recrutement, définir les profils de poste, élaborer les objectifs individuels, participer à l’élaboration puis à la validation des PPI et réaliser les évaluations ;
- Garantir la concertation, la participation de chacun à la gestion des activités, réguler les relations et gérer les situations conflictuelles dans son service ;
- S’assurer du transfert d’informations et de responsabilités entre les personnes de son équipe dans les meilleures conditions possibles.


Qualifications réquises

Savoir
• Master en sciences Economiques et/ou de Gestion
• Compétence avancée en gestion financière
• Connaissance pratique de la logistique humanitaire
• Maitrise des principaux outils bureautiques (MS Office avec un niveau EXCEL avancé)
• Familiarité avec les règles des principaux bailleurs de fonds.

Savoir faire
• Au moins 05 ans d’expériences dans un poste similaire en ONG.
• Expérience en Management

Savoir être
• Autonomie
• Diplomatie
• Capacité à prioriser ses dossiers de fond et à les mener à terme
• Excellentes capacités organisationnelles et de planification
• Capacité de formateur et à assurer le transfert de compétences
• Bonne résistance à la pression et capacité à gérer une charge de travail importante


Dossier de candidature doit avoir ...

- Une lettre de motivation ;
- Un curriculum vitae (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi
que celles de trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre
de la procédure de sélection) ;
- Les copies des diplômes et attestations des services rendus ;
- Cassier judiciaire récent(3 mois de validité) ;
- Une lettre de référence ;


Autres remarques

En postulant à Humanité & Inclusion, le candidat certifie qu’il ne fait partie d’aucun groupe exerçant des activités illicites tels que blanchiment d’argent, corruption, financement du terrorisme, et n’a fait l’objet d’aucune poursuite judiciaire pour des cas d’abus ou d’exploitation envers les bénéficiaires de l’aide humanitaire, et autorise, le cas échéant, la vérification des informations fournies à la décharge de HI.


Date limite

2019-06-30