Dans le cadre de la mise en œuvre du programme « Amélioration de la Santé Maternelle et Infantile à travers la Livraison Intégrée de Services » financé par la Banque Mondiale, le Fonds d’Assistance Economique et Sociale (FAES) désire recruter une Assistante Administrative Polyvalente qui aura la mission d’assister la Coordination du Programme PASMISSI dans la mise en œuvre des tâches administratives y relatives. Cette Assistante Administrative Polyvalente, comme son nom l’indique aura à effectuer de multiples taches allant de la Gestion des courriers passant le suivi administratif des contrats jusqu’à la gestion de la communication administrative (Email, Téléphone, Rendez-vous Etc.).

Sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur de Programme, l’Assistante Administrative Polyvalente assumera les principales responsabilités suivantes :
 Recevoir les correspondances officielles, les dépouiller (sauf celles portant la mention personnelle ou confidentielle) et les présenter aux personnes concernées en y annexant les dossiers pouvant en faciliter la compréhension ou la réponse.
 Préparer et gérer l´agenda des rencontres et réunions de travail prévues dans le calendrier de l´équipe PASMISSI;
 Contrôler la présence de visas sur les correspondances reçues ;
 Faire la saisie des données provenant de différentes entités du programme ;
 Rédiger certaines lettres sur instructions de son supérieur hiérarchique ;
 Assurer en coordination avec le Coordonnateur du programme le suivi de la remise des différents rapports internes;
 Classer les documents de manière à les rendre facilement accessibles;
 Tenir à jour le répertoire des adresses et numéros de téléphone couramment utilisés par l´équipe PASMISSI;
 Préparer pour approbation les réquisitions de matériel nécessaire au bon développement des activités;
 Faire le suivi des réquisitions préparer dans le cadre du programme et aider dans la gestion des contrats entre le FAES et autres acteurs comme le MAST.
 Assister aux réunions de staff sur demande de son chef hiérarchique et en dresser les comptes rendus.

L’Assistante Administrative Polyvalente devra :
• Détenir un certificat Bac II
• Détenir un diplôme de secrétaire ou un diplôme universitaire dans les domaines connexes
• Avoir au minimum trois (3) années d’expérience dans un poste similaire.
• Maitriser les outils bureautiques, utilisation d´internet, classement et archivage, base de l´administration/gestion, et les règles de l´expression écrite, une bonne communication orale efficace

G.- Qualités personnelles
Être capable de se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes. Savoir gérer les priorités. Être méthodique, dynamique et rigoureuse. Avoir la capacité de travailler en équipe et maintenir de très bonnes relations interpersonnelles. Respecter la confidentialité. La maitrise d’une langue étrangère est un atout.

H.- Lieu de travail
Le lieu de travail sera le bureau du PASMISSI au siège central du FAES.

I.- Conditions d’emploi
Les conditions d’emploi feront l’objet d’un contrat de six (6) mois avec la Coordination du programme. Selon les besoins du Programme, le contrat de service pourra être renouvelé, en fonction des évaluations de la performance du consultant et des progrès, et doit faire l’objet d’une demande préalable de non-objection de la Banque Mondiale.

Les dossiers devront contenir principalement une lettre de motivation, le curriculum vitae de l’intéressé détaillant son expérience générale et spécifique, une copie des diplômes et certificats

J. Critères de Sélection
Le choix de l’Assistante administrative polyvalente sera fait selon les critères suivants :
1. Le nombre d’années d’expériences dans la réalisation de travaux similaires ou en partie.
2. Le degré de qualification dans le domaine

2019-06-28