Assistant (e) Administratif (ve) / UN Choléra Response in Haiti-Phase II pour PNUD Haiti | JobPaw.com
Introduction

En août 2016, le Secrétaire général des Nations Unies a annoncé une nouvelle approche des Nations Unies pour lutter contre le choléra en Haïti (A / 71/620 *). Dans sa déclaration publique d'accompagnement, il a exprimé ses profonds regrets pour les souffrances endurées par le peuple haïtien du fait de l'épidémie de choléra et que les Nations Unies ont une responsabilité morale envers les victimes et doivent maintenant aider Haïti à vaincre l'épidémie. En novembre 2017, le Secrétaire général adjoint des Nations Unies et l'Envoyé Spécial pour Haïti se sont rendus en Haïti et ont réaffirmé l'engagement des nouveaux dirigeants des Nations Unies en faveur de cette approche.

Les Nations Unies travaillent depuis 2010, conformément au Plan national d'élimination du choléra, pour soutenir les efforts nationaux visant à réduire la transmission de la maladie, y compris les interventions d'urgence en cas d'épidémie, la fourniture de vaccins contre le choléra et l'amélioration de l'accès à l'eau et à l'assainissement. Les efforts nationaux et internationaux concertés déployés depuis lors ont permis une réduction de 99,5% du nombre de cas suspectés. Cependant, de nouveaux cas de choléra sont toujours identifiés et les contaminations récentes attestent de la vulnérabilité persistante de la population face à la maladie. L'élimination du choléra en Haïti nécessite une réponse intégrée pour contrôler la maladie ainsi que des actions à long terme pour améliorer les systèmes d'approvisionnement en eau et d'assainissement. Le soutien aux personnes les plus touchées par le choléra aidera les communautés et les familles à se relever, à se soulager et à améliorer leurs conditions de vie.

La nouvelle approche de l'ONU pour la lutte contre le choléra en Haïti lancée par le Secrétaire général comprend deux axes. Alors que l'axe 1 vise à réduire et finalement mettre fin à la transmission du choléra, à améliorer l’accès aux soins et aux traitements et à traiter les problèmes à long terme des systèmes d’approvisionnement en eau, d’assainissement et de santé en Haïti, l'axe 2 consiste à apporter une assistance matérielle et un soutien aux Haïtiens et à leurs communautés les plus directement touchés par le choléra.

En avril 2017, le PNUD a commencé à mettre en œuvre un projet pilote symbolique à Mirebalais, la commune où le choléra a débuté en Haïti, dans le cadre de l'axe 2. Le projet représente une expression concrète et tangible du regret de l’ONU pour les souffrances endurées par le peuple haïtien à cause du choléra. Ce projet a jusqu'à présent réalisé une cartographie des principales parties prenantes intervenant dans les 18 communes prioritaires les plus touchées par le choléra ; l'élaboration d'une méthodologie de consultation et de son application ; la création de plates-formes locales permettant des consultations avec les communautés touchées du centre-ville et de 4 sections communales, conduisant à la sélection de projets prioritaires pour les communautés. Ces projets sont actuellement en phase de finalisation est devraient être achevés en juin 2019.

Devant le succès rencontré par l'opération pilote menée à Mirebalais, il a été décidé d'étendre le projet à quatre communes de la région du Cap Haïtien également touchées par l'épidémie de choléra, à savoir : Cap-Haitien, Quartier-Morin, Limbé et Dondon. Le projet sera co-exécuté par le PNUD pour la composante initiale liée à la consultation des populations en vue de l'identification de projets, et par UNOPS pour la phase de mise en œuvre des projets ainsi sélectionnés.

Dans cette perspective, le PNUD recrute un(e) Assistant(e) administratif/ve et financier/e

pour ce projet.


Fonctions


Pour appuyer la mise en œuvre du programme, le PNUD recrute un(e) assistant(e) administratif/ve et financier/e. Sous la supervision directe du/de la Chargé(e) de l’administration et des finances et en étroite collaboration avec le/la coordonnateur/rice du projet Nouvelle approche des Nations Unies face au choléra en Haïti – Phase II, le/la assistant/e administratif/ve et financier/e s’acquittera des tâches suivantes :

Contribution au suivi financier du programme
Soutien administratif au programme
Contribution au suivi financier du programme
Assister le Coordonnateur du projet dans l’élaboration et l’ajustement des budgets ;
Gérer les trésoreries (banque, caisse)
Préparer les révisions budgétaires sur le système Atlas ;
Tirer régulièrement les rapports des dépenses pour s’assurer de la bonne imputation des charges et faire les ajustements nécessaires en collaboration avec le Coordonnateur du projet;
Assurer le suivi budgétaire en vérifiant que les rapports financiers des activités et les dépenses soient en conformité avec le plan de travail et les accords-cadres signés avec les donateurs ;
Contrôler les avances accordées aux projets, vérifier les rapports financiers et soumettre les demandes de paiement direct à enregistrer sur le système Atlas ;
Vérifier la disponibilité des fonds pour les activités des projets ;
S’assurer de la conformité des documents de support et recommander les actions à prendre ;
Contribuer à la préparation ou vérification des rapports et états financiers ;
Création des E-Requisitions (achat de biens et de services) pour le Bureau
Création des Receipts pour les E-Requisitions créées (certification de la facture et réception dans le systeme)
Préparation et téléchargement des pièces justificatives (Facture – Bon de Livraison)
Gérer les trésoreries (banque, caisse)
Mise à jour des tableaux financiers récapitulatifs mensuels des projets ;
Soumettre les informations et assurer le suivi avec la section des finances du PNUD ;
S’acquitter de toute autre tâche financière requise pour le bon fonctionnement du projet.
Soutien administratif au programme
Entreprendre les démarches administratives pertinentes pour la mise en œuvre rapide et efficace des activités du programme, notamment les missions d’experts techniques, les réunions internes et externes, les ateliers et les visites de terrain ;
Établir les documents administratifs (mémorandum, ordre de mission, autorisation de la sécurité, fiches de présence des ateliers etc)
Assurer le suivi des différentes procédures administratives liées à la mise en œuvre du programme ;
Appuyer la gestion des fournitures de bureau, notamment le maintien de la liste des articles de papeterie, de la distribution d'articles de papeterie et maintenir un journal de distribution.
Assurer le suivi avec la section Opérations / Administration du PNUD, des différentes démarches relatives aux requêtes administratives ;
Mettre en place et maintenir le système de gestion des documents et leur circulation au sein du programme ;
Préparer la correspondance et les rapports relatifs aux activités ;
Assurer la gestion de la réception, l’accueil et l’assistance aux visiteurs
Rédiger des comptes-rendus de réunion et les correspondances du projet;
Tenir les dossiers du personnel du projet à jour (contrats, termes de références, congés maladie, vacances, etc.), conformément aux politiques et procédures en vigueur ;
Organiser les inventaires du bureau sur une base ad-hoc, périodique et annuelle
S’acquitter de toute autre tâche administrative requise en appui au fonctionnement du programme.
Les résultats clés du poste auront un impact clé sur le bon déroulement des opérations et l’atteinte des objectifs du programme. La performance adéquate des services aura un impact sur l’image du PNUD dans le Pays.


Qualifications réquises


Compétences générales :

Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;
L’auto-développement, la prise d’initiative ;
Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
Une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
Une bonne capacité interpersonnelle ;
Avoir une bonne capacité rédactionnelle.
Compétences fonctionnelles/Techniques :

Responsabilité Globale et travail d’Equipe :

Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD, ainsi que du Fonds mondial, et des Plans Stratégiques Nationaux du pays ;
Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps ;
Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active ;
Respecte les règles établies et les normes de conduite professionnelle en toutes circonstances.
Aptitudes opérationnelles :

Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi-évaluation et de gestion financière de projets ;
Bonnes qualifications en Informatique ;
Aisance dans la communication écrite et orale ;
Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes ;
Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates
Connaissance du travail et Expertise :

Exécute les tâches quotidiennes de façon ordonnée, efficace et systématique en s’adaptant à la charge travail lorsqu’elle fluctue ;
Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource ;
Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre
Orientation sur les Résultats :

Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.
Innovation et discernement :

Contribue avec des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations difficiles ;
S’efforce de fournir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).


Dossier de candidature doit avoir ...

Education

Diplôme d’études secondaires ou techniques en administration ou gestion. Une formation universitaire dans ce domaine ou dans tout autre domaine similaire serait un avantage mais n’est pas exigé.

Expérience

3 ans d’expérience progressive en administration ou dans la gestion logistique, au niveau national ou international. Maîtrise des outils informatique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des tableurs. La maîtrise des outils de gestion du PNUD serait un avantage.

Langues

Excellente maîtrise du créole et du français écrit et parlé.


Autres remarques


Disclaimer
Important applicant information

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Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

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Scam warning

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Date limite

2019-06-27