Nous sommes l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé (mieux connu sous le nom de « OHMaSS »), une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 60 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.

Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

• Coordonner les fonctions administratives quotidiennes en matière d’approvisionnement de biens et services;
• Préparer les demandes de cotations et / ou appels d’offres ;
• Préparer les documents de contrats (nouveau et renouvellement) ;
• Servir de point de contact et de liaison pour les questions administratives impliquant les procèdes d’approvisionnement en conformité avec les procédures et politiques en vigueur ;
• Exécuter les demandes soumises par l’équipe programmatique en vue de déterminer les exigences ;
• Préparer les rapports de suivi des dossiers d’approvisionnement et contractuel ;
• Soumettre ces rapports au supérieur hiérarchique de manière périodique ;
• Conduire les évaluations des offres reçues conformément aux procédures de OHMaSS;
• Préparer toute la documentation de dossiers d’achat nécessaire conformément aux procédures d’OHMaSS ;
• Préparer les « Purchases Orders » PO et les Sous-Contrats pour la signature selon les calendriers d’approbation ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents (Contrats, appels d’offre etc..) ;
• Recevoir et exécuter les demandes de matériels des employés du département des opérations concernés ;
• Assister le responsable du département dans les tâches quotidiennes ;
• Assister le personnel dans la révision des spécifications et des documents techniques : Ordre d’achat interne, Bon de commande, appels d’offre et Contrats ;
• Développer et maintenir la base de données et le système de classement des fournisseurs, des contractants pour toutes fins utiles ;
• Assurer le suivi des contrats existants au respect des normes et termes et aux conditions de l’Institution ;
• Assembler, tabuler, évaluer et résumer les réponses aux appels d’offres compétitifs ;
• Servir de point de contact entre les départements demandeurs et prestataires de services ;
• Assurer les suivis avec les fournisseurs, demandeurs, comptabilité etc…
• Maintenir un système de classement des dossiers de la section (numérique et Physique) ;
• Surveiller les dates d’échéances des contrats pour le renouvellement et suivis avec le fournisseur ;
• S’assurer que les livrables soient conformes aux demandes et dans les délais ;
• S’assurer que les procédures de gestion administrative et comptables d’OHMaSS au sein du département de la chaine d’approvisionnement sont respectées ;
• S’assurer de l’utilisation rationnelle des biens d’OHMaSS par le département de l’Approvisionnement et contrats ;
• Effectuer la vérification de référence Bridger Insight ;

• Etre détenteur d’un diplôme en Gestion, Sciences Comptables ou Administration ou l’équivalent ;
• Avoir une expérience de 3-5 ans comme Officier Approvisionnement et Contrats et gestion des contrats, serait un atout ;
• Avoir de bonne relation interpersonnelle et de bonne aptitude à travailler avec des équipes de compétences diverse ;
• Avoir de bonnes expériences dans la saisie des données et l’élaboration des rapports ( Excel) ;
• Exceller dans la manipulation des logiciels tel que : Word, Excel, Power Point, Outlook, pour assurer les diverses fonctions bureautiques ;
• Avoir une connaissance de base sur les principes d’administration, en comptabilité et logistique, seraient des atouts ;
• Avoir de bonnes aptitudes rédactionnelles en français, créole, anglais serait un atout ;
• Pouvoir travailler en toute autonomie et pouvoir hiérarchiser les taches urgentes, prioritaires ou importantes;
• Avoir l’esprit d’équipe, faire preuve de collaboration et la coopération, de proactivité et créativité ;
• Etre organisé (e), perspicace, ponctuel (le), flexible, dynamique, autonome et discret (e);

• Lettre de motivation, Curriculum Vitae détaillé avec 3 références professionnelles ;
• Copie des diplômes et certificats de formation/ copie de 2 pièces d’identité valides (NIF & CIN) ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (dernière attestation de travail, lettre de recommandation etc.) ;

A l’attention : Direction des R.H.

: OHMaSS se réserve le droit de ne pas analyser les dossiers incomplets. Seuls les candidats retenus sur dossier seront contactés par téléphone pour passer un test écrit et/ou entretien. Aucun dossier ne sera restitué. En conséquence, nous vous recommandons de fournir les photocopies des documents demandés et non les originaux

2019-04-30