OXFAM EST UN MOUVEMENT CITOYEN MONDIAL QUI VISE A METTRE FIN A L’INJUSTICE DE LA PAUVRETE

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, utiliser ce lien : https://www.oxfam.org/fr/.



OBJECTIF DE L’EQUIPE
Apporter au directeur pays et aux programmes dans le pays le support opérationnel nécessaire et propre à la fonction de manière efficace et efficiente, en assurant l’amélioration constante des services, procédures et systèmes du pays et du bureau.

OBJECTIFS DU POSTE
Etant sous la responsabilité du responsable de Base et l’Officer Fin-RH, l’assistant/e financier/ère-RH sera responsable d’assurer de manière efficace et efficiente la fonction RH, pour garantir que procédures RH soient respectées et de gérer le dossier du personnel avec confidentialité en support de l’OFRH. L’assistant/e Fin-RH consiste également à assurer le contrôle et veiller au suivi de toutes les opérations financières dans la base et faire du reporting réguliers à sa hiérarchie. En collaboration avec l’officier de finance-RH i/elle doit assurer le suivi des dossiers administratifs et financiers de l’association et appuie le suivi de la comptabilité analytique, le suivi et la consolidation des budgets.

Sous la responsabilité directe du Chef de projet et de l’Officier Finance-RH Belladere-Ouanaminthe ; l’Assistant/e Fin-RH travaillera en étroite collaboration avec ses collègues pour le suivi RH et financier de la base de Belladere. Il supportera l’officier dans la réalisation des taches suivantes :

Suivi Ressources Humaines

- S’assurer que le personnel soit payé adéquatement en temps et en heure en préparant le calcul des revenus, incluant les personnes arrêtées.
- S’assurer que le personnel des bases soit informé sur les changements relatifs à la gestion du personnel et toutes autres informations pertinentes permettant une meilleure gestion d’équipe.
- S’assurer que l’information pertinente sur le personnel soit disponible dans le système RH.
- Apporter son leadership pendant le processus de recrutement, de la publication des postes à l’élaboration des contrats
o (Planifier et coordonner le calendrier de recrutement avec les managers (job profile, staff réquisition incluant les codes budgétaires, dates d’entrevue, panélistes, questionnaire d’entrevue);
o Conseiller sur les termes d’embauche (type de contrat, salaire et avantage, etc.);
o Publier des avis de recrutement;
o Préparer les lettres d’acceptation ou de rejet des candidatures;
o Négocier et préparer les contrats;
o Expliquer le code de conduite et s’assurer de sa signature par l’employé;
o Assurer le suivi des examens médicaux préalables au recrutement;
o Assurer la signature des contrats).
- Appuyer les Program Managers et/ou les chefs de projets dans les réunions staff afin que les informations sur RH soient bien véhiculées
- Assurer le suivi des congés avec les responsables.
- Assurer le Classement physique des dossiers des employées selon le standard Oxfam.
- Apporter son soutien dans la préparation du processus d’intégration ainsi que dans la planification d’événements sociaux et de festivités sur demande du bureau.
- S’assurer que toute la documentation des employés soit signée et classée.
- Assurer le suivi des documents pour la Direction Générale des Impôts (avertir de la date du renouvellement du quitus et prendre en charge la distribution des certificats de prélèvement d’Impôts aux employés en fin de période fiscale).
- Etre un bon coach pour les assistants RH/Fin de chaque base/projet afin qu’il puisse grandir professionnellement et dérouler correctement son mandat.
- Assurer le suivi des dossiers de l’Office Nationale d’Assurance Vieillesse (appuyer les employés dans la préparation de livrets et le suivi des formalités pour l’obtention de prêts).
- Contribuer de façon proactive à l’amélioration des procédures et processus RH afin d’arriver à des méthodes de travail simplifiées et efficaces.

Suivi Finance

• L’Assistant Fin-RH doit assurer le correcte suivi des procédures administratives et financière concernant le bon déroulement du projet.
• Il/Elle supervisionne et/ou assure la gestion de la caisse
• Il/Elle assure le suivi des procédures d’ouverture de comptes bancaire
• Il/ Elle effectue les retraits en banques, prépare les chèques et ordre de paiement,
• Il/ Elle réceptionne les bons de commande et réalise les paiements, après approbation ;
• Il/ Elle réceptionne et classe correctement l’ensemble des documents comptables, envoie les pièces justificatives au sein du Bureau de Port-au-Prince, mensuellement ainsi que les journaux de caisses et de banques ;
• Il/ Elle vérifie les transferts reçus et accuse réception auprès du Chef d’équipe et/ou du Chargé des Finances, au sein du Bureau de Port-au-Prince ;
• Il/ Elle assure le suivi des missions à justifier
• Il/Elle assure le suivi et contrôle budgétaire des programmes et des conventions selon les indications reçues par le Coordinateur du projet et dans le respect des standards de Oxfam Italie et de ses bailleurs: (élaboration des rapports financiers, gestion des révisions financières, gestion des demandes de trésorerie, respect des procédures et des plannings de remises de rapports financiers).
• Il/Elle assure le contrôle de la disponibilité de caisse et supervision de la correcte gestion des comptes bancaires et de la petite caisse
• Il/Elle assure l’enregistrement des documents comptables; actualisation et organisation des archives comptables
• Il/Elle assure l’envoie mensuel au Responsable des relevés financiers du Bureau de Belladere
• Il/Elle assure la gestion et suivi des communications liées aux activités administratives et comptables. Relations avec fournisseurs de services (EDH, Digicel, Internet etc.), rédaction de contrats pour prestation de service.
• Il/Elle assure la gestion administrative du bureau selon les indications du Coordinateur: archivage de documents comptables, rédaction et archivage des contrats du personnel, assurer disponibilité de modèles administratives du bureau (autorisation des dépenses, justification de dépenses, reçu, etc.)
• Il/Elle assure la participation aux activités de formation, appui administratif et financier aux partenaires, aux bénéficiaires dans le cadre de réalisation des activités du projet.
• Il/Elle garantit l’accès libre à tous les matériels administratifs et comptables aux Coordinateurs.

• Diplôme niveau Universitaire Bac+3 minimum, avec une expérience avec ONG Internationale ou à comptabilité provenant d’un bailleur de fond international
• Maitrise du Français écrit et oral.
• Bonne connaissance du paquet Office est essentielle.
• Être attentif aux détails.
• Dévouement a OXFAM et disponibilité.
• Faire preuve de flexibilité lorsque la nature du travail requiert plus de temps que prévu
• Atteindre au maximum les objectifs fixés
• Bonne capacité de travailler en équipe
• Connaissance de la langue espagnole et anglaise

- Salaire annuel brut 9160 USD
- Contrat à Durée déterminée (1 An)

Curriculum vitae, lettre de motivation et copies des diplômes et/ou certificats

2019-04-22