Manager de la Chaine d'Approvisionnement pour OHMaSS (PSI-Haïti) | JobPaw.com
Introduction

Nous sommes l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé (mieux connu sous le nom de « OHMaSS »), une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 60 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.

Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

MISE EN CONTEXTE :

Sous la supervision du Directeur du département, le Manager de la Chaine d’Approvisionnement gère la partie opérationnelle de la chaine d’approvisionnement. Plus spécifiquement, le Manager de la Chaine d’Approvisionnement supervise et fournit un encadrement technique aux processus d’achats, de stockage et de distribution des produits de santé, gère le système d’information logistique et contribue à l’identification des besoins en renforcement des capacités des sous-récipiendaires (SRs) en gestion des produits de santé subventionnés par le Fonds Mondial, dans le cadre des programmes de lutte contre la Malaria, le VIH et la Tuberculose. Le Manager de la chaine d’approvisionnement contribue à la disponibilité continue des produits de santé pour les trois programmes au niveau national.


Fonctions

Le Manager de la chaine d’Approvisionnement, sous la supervision directe du Directeur de la Chaine d’Approvisionnement aura pour rôle et responsabilité de :
Supervision et encadrement technique des opérations de la chaine d’approvisionnement
• Assurer que tous les systèmes, procédures et outils sont développés et en place pour permettre une gestion efficiente des opérations de la chaine d’approvisionnement ;
• Avec le support du Coordonnateur des achats en produits de santé, assuré que les plans d’approvisionnements annuels et/ou semi-annuels sont exécutés dans les temps ;
• Alerter le Directeur de la chaine d’approvisionnement de tout retard de commande qui mettrait à risque la disponibilité continue des intrants subventionnés par le Fonds Mondial et proposer des solutions ;
• Avec le support du Coordonnateur d’entrepôt et de l’Assistant de la chaine d’approvisionnement, évaluer régulièrement les capacités de stockage des entrepôts de OHMaSS et des SRs pour assurer un stockage adéquat et selon les bonnes pratiques de stockage des produits d’OHMaSS ; proposer des solutions au besoin ;
• Assurer que le processus de réception des produits respecte les bonnes pratiques de réception des produits, se fait dans un temps opportun, en conformité avec la législation haïtienne et que la documentation est archivée ;
• Superviser le système de gestion de l’information logistique, en fournissant un encadrement à l’Officier de gestion des données et aux Officiers d’Assurance Qualité, pour assurer la collecte, l’analyse et l’agrégation à temps de données logistiques de qualité des SRs, afin d’informer le processus de quantification et d’approvisionnement des produits de santé ;
• Coordonner le développement des plans de réapprovisionnements trimestriels ou semi-annuels des SRs et/ou institutions de santé, avec les Programmes Nationaux concernés pour les intrants de Tuberculose et de Malaria ; valider ces plans avant transmission aux sous-contractants d’OHMaSS (Chemonics, PROMESS) ;
• Avec le support du Coordonnateur en intrants et matériels de laboratoire, développer les plans trimestriels de réapprovisionnements des SRs en produits VIH (laboratoire) et les transmettre à Chemonics pour exécution ;
• Développer et suivre les calendriers annuels de réapprovisionnemennt des SRs en intrants VIH, TB et Malaria et les transmettre aux sous-contractants concernés (Chemonics, PROMESS) ;
• Coordonner le processus de distribution des produits de santé aux différents SRs ;
• Développer et/ou proposer des stratégies pour rendre plus efficients les systèmes d’entreposage et de distribution des produits de santé d’OHMaSS ;
• Avec le support de l’Officier de gestion des données et des Officiers d’Assurance Qualité, développer, mettre en place et monitorer les systèmes de suivi et de contrôles des niveaux de stocks au niveau de SRs et institutions de santé afin d’assurer une disponibilité constante des produits aux niveaux départementaux et institutionnels ;
• Avec le support de l’Officier d’inventaire des stocks et le Coordonnateur en intrants et matériels de laboratoire, gérer toutes les demandes des SRs et institutions de santé en produits de santé subventionnés par le Fonds Mondial ;
• Avec le Coordonnateur en intrants et matériels de laboratoire et le département de gestion des programmes, encadrer les Officiers d’Assurance Qualité et coordonner leur efforts en support à la validation des données logistiques et à la chaine d’approvisionnement en général;
• Fournir un support au Directeur de la chaine d’approvisionnement, pour la mise en place et le suivi des stratégies et activités de gestion des produits pharmaceutiques inutilisables pour les subventions VIH, TB et Malaria ;

Identifier et coordonner le support au renforcement des capacités des SRs en gestion de la chaine d’approvisionnement

• Selon les résultats des analyses des données des rapports de stock et de consommation des SRs, identifier les besoins en supervision, assistance technique et formations en gestion de la chaine d’approvisionnement au niveau des SRs centraux, départementaux et institutionnels et développer des stratégies et des plans de renforcement de capacité des SRs en collaboration avec le département de gestion des programmes d’OHMaSS ;
• Faire la synthèse des recommandations issues des visites de supervision et d’assistance techniques chez les SRs et suivre la mise en place de ces recommandations ;
• Avec le Directeur de la chaine d’approvisionnement, suivre les indicateurs de la chaine d’approvisionnement permettant d’évaluer le niveau de performance des SRs et contribuer à la rédaction des rapports d’évaluations et de progrès des SRs pour le Fonds Mondial ;
• Supporter les efforts pour permettre l’écoulement des quantités de produits à date d’expiration proche qui ne pourront pas être absorbés avant leur expiration, afin de mitiger les risques d’expiration des produits ; développer des stratégies pour contribuer à la réduction des produits pharmaceutiques inutilisables ;
• En collaboration avec le Directeur de la chaine d’approvisionnement et le Coordonnateur d’entrepôt, gérer le processus de gestion des produits pharmaceutiques inutilisables, aux niveaux centraux, départementaux et institutionnels ;

Suivi et évaluation des opérations de la chaine d’approvisionnement, conformité et rapportage

• S’assurer que ses supervisés respectent les procédures et règlements de l’institution ;
• Développer et soumettre au Directeur de la chaine d’approvisionnement, sur une base mensuelle, l’OAR ;
• (Operating Advance Request) pour la prévision du budget pour couvrir les activités de la chaine d’approvisionnement ;
• Gérer le PQR (Price Quality Report) pour les produits VIH, Malaria et Tuberculose ;
• Fournir au Directeur du département, au besoin, les informations prévisionnelles opérationnelles pour la préparation du budget annuel et identifier les possibles économies budgétaires ;
• Assurer la mise en application des recommandations d’audit (actions de gestion) relatives au Supply Chain ;
• Participer aux activités de quantification des produits de santé au besoin ;
• Représenter le département de la chaine d’approvisionnement aux différentes rencontres ou ateliers organisés par le MSPP ou ses partenaires ;
• Servir de point de contact pour LFA ou le Fonds Mondial au besoin ;
• Participer aux inventaires semi-annuels au niveau des dépôts centraux et au niveau des SRs pour les produits de santé, au besoin ;
• Fournir un support pour les opérations de la chaine d’approvisionnement des produits pour le marketing social ;
• Exécuter toute autre tâche demandée par son superviseur ou la Direction Exécutive.


Qualifications réquises

• Etre détenteur d’une licence en pharmacie ou en administration ;
• Avoir une formation complémentaire en gestion des approvisionnements et des stocks, logistique, ou une formation équivalente;
• Avoir au moins 7 ans d'expérience dans la gestion des produits de santé pour les programmes VIH, TB et/ou Malaria;
• Avoir 5 ans d’expérience dans un poste similaire ;
• Avoir une expérience en gestion et validation des données de santé ;
• Avoir une bonne connaissance de l'informatique notamment les logiciels Excel, Word, PP (logiciel de gestion de stock un atout);
• Avoir une bonne capacité d’analyse et de synthèse et savoir anticiper et gérer des situations difficiles ;
• Etre rigoureux, intègre, fiable, avoir un esprit d’équipe et la capacité de travailler sous pression ;
• Bonne capacité de rédaction écrite et de communication orale ; parler le français et l’anglais ;
• Déplacements sur le terrain ~ 10-20% du temps.


Conditions de travail

• Poste basé à Pétion-Ville avec des voyages fréquents sur le terrain;
• Date d’entrée en fonction : Janvier 2019 préférablement ;
• Le candidat retenu sera soumis aux conditions d'emploi régies par le Code du travail Haïtien, qui incluent un salaire et des avantages sociaux compétitifs.


Dossier de candidature doit avoir ...

• Lettre de motivation ;
• Curriculum Vitae détaillé ;
• 3 Références professionnelles (Nom, titre, téléphone, adresse électronique) ;
• Copie des diplômes et certificats de formation/ copie de 2 pièces d’identité valides (NIF & CIN) ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (dernière attestation de travail, lettre de recommandation etc.) ;
• Un certificat de Bonne Vie et Mœurs (DCPJ) pourra être exigé aux candidats finalistes.


Remarque contact

A l’attention : Direction des R.H.


Autres remarques

NB : OHMaSS se réserve le droit de ne pas analyser les dossiers incomplets. Seuls les candidats retenus sur dossier seront contactés par téléphone pour passer un test écrit et/ou entretien. Aucun dossier ne sera restitué. En conséquence, nous vous recommandons de fournir les photocopies des documents demandés et non les originaux.


Date limite

2018-12-21