Nous sommes l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé (mieux connu sous le nom de « OHMaSS »), une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 60 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.

Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

Sous la Direction du Senior Supply Chain Manager, l’Assistante Administrative et logistique est responsable d’exécuter des taches de secrétariat complexes en conformité aux principes, normes et exigences de l’institution, Elle aura pour responsabilités de :

Support Administratif

• Gérer des planifications du département de la chaine d’approvisionnement ;
• Gérer le courrier entrant/sortant ;
• Rédiger des correspondances ou mettre en forme des documents au besoin;
• Gérer la logistique (réservation des salles, d’hôtels, véhicules etc.) pour les activités du département ;
• Avec le support de l’Assistant en chaine d’approvisionnement, assurer le classement et l’archivage des documents d’importations ;
• Assurer le suivi des correspondances avec les Ministères, Partenaires et/ou la douane ;
• Assurer le suivi des demandes de franchise et de quitus fiscal ;
• Maintenir un système de classement des dossiers de la section (numérique et physique) ;
• Tenir le calendrier des jours de déplacements sur le terrain/congés des employés du département de la chaine d’approvisionnement ;
• Recevoir et exécuter les demandes de matériels des employés du département et faire les suivis appropriés avec les départements des opérations concernés.

Conformité et Rapportage et autres

• Tenir les minutes lors des rencontres du département et dresser un rapport sur l’avancement des points de suivis/décisions ;
• S’assurer que les procédures de gestion administrative et comptables d’OHMaSS au sein du département de la chaine d’approvisionnement sont respectées ;
• S’assurer de l’utilisation rationnelle des biens d’OHMaSS par le département de la chaine d’approvisionnement ;
• Vérifier les rapports financiers des employés du département avant et après les déplacements sur le terrain ;
• Assurer le remplacement de la réceptionniste et des autres assistantes sur demande du département des ressources humaines ;
• Exécuter toute autre tâche demandée par son superviseur ou la direction Exécutive.

• Etre détentrice d’un diplôme en Gestion, Sciences comptables ou Administration ou l’équivalent ;
• Avoir une expérience de 3-5 ans comme Assistance Administrative et logistique, serait un atout ;
• Avoir de bonne relation interpersonnelle et de bonne aptitude à travailler avec des équipes de compétence diverse.
• Avoir de bonnes expériences dans la saisie des données et l’élaboration des rapports (Excel) ;
• Exceller dans la manipulation des logiciels tels que : Word, Excel, Power Point, Outlook, pour assurer les diverses fonctions bureautiques ;
• Avoir une connaissance de base sur les principes d’administration, en comptabilité et logistique, seraient des atouts ;
• Avoir de bonnes aptitudes rédactionnelles en français, créole, anglais serait un atout ;
• Pouvoir travailler en toute autonomie et pouvoir hiérarchiser les tâches urgentes, prioritaires ou importantes ;
• Avoir la capacité de travailler sous pression dans un environnement dynamique et changeant ;
• Faire preuve de collaboration et la coopération, de proactivité et de créativité;
• Etre Organisée, perspicace, ponctuelle, flexible, dynamique, autonome et discrète;
• Avoir de bonnes aptitudes en communication et relations interpersonnelles avec l’habilité d’interagir avec des personnes de différents niveaux ;
• Avoir l’esprit d’équipe, d’initiative.

• Poste basé à Pétion-Ville;
• Date d’entrée en fonction : Janvier 2019 préférablement ;
• Le candidat retenu sera soumis aux conditions d'emploi régies par le Code du travail Haïtien, qui incluent un salaire et des avantages sociaux compétitifs.

• Lettre de motivation ;
• Curriculum Vitae détaillé ;
• 3 Références professionnelles (Nom, titre, téléphone, adresse électronique) ;
• Copie des diplômes et certificats de formation/ copie de 2 pièces d’identité valides (NIF & CIN) ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (dernière attestation de travail, lettre de recommandation etc.) ;
• Un certificat de Bonne Vie et Mœurs (DCPJ) pourra être exigé aux candidats finalistes.

A l’attention : Direction des R.H

NB : OHMaSS se réserve le droit de ne pas analyser les dossiers incomplets. Seuls les candidats retenus sur dossier seront contactés par téléphone pour passer un test écrit et/ou entretien. Aucun dossier ne sera restitué. En conséquence, nous vous recommandons de fournir les photocopies des documents demandés et non les originaux.

2019-01-04