Dans le but d'assurer une protection économique temporaire et de favoriser l'inclusion professionnelle des jeunes, le Fonds d’Assistance Economique et Sociale (FAES), avec le concours financier de la Banque Interaméricaine de Développement, (BID) a conçu une nouvelle opération : « Filet de sécurité sociale temporaire et compétences pour les jeunes ». Le projet a trois objectifs spécifiques :
a. Offrir aux jeunes la possibilité d’obtenir un revenu temporaire grâce à un emploi de courte durée dans des quartiers vulnérables (composante I) ;
b. Améliorer les compétences des jeunes vivant dans des quartiers vulnérables afin de créer des opportunités économiques de long terme (composante II) ;
c. Renforcer institutionnellement le Fonds d'Assistance Economique et Sociale (FAES) et le Ministère des Affaires Sociales et du Travail (MAST) (composante III).
En lien avec le troisième objectif, le FAES via sa Direction de Promotion et de Renforcement Institutionnelle (DPRI) souhaite recruter un cabinet de conseil (consultant), pour : (i) actualiser / réviser son Manuel d’opération.

I. OBJECTIFS

2.1-Objectif général

L’objectif général de la consultation est de doter le Fonds d’Assistance Economique et Sociale (FAES) d’un Manuel d’Opération complet révisé et actualisé qui comprend les Operations, les Procédures administratives, comptables, financières de l’institution et le code d’éthique en vue d’établir les bases de la bonne gouvernance face aux nouvelles exigences de la gestion moderne axée sur les normes d’efficacité, d’efficience, de transparence et de reddition de compte.

2.2 – Objectif spécifique

Actualiser le manuel d’Opération du FAES afin de pouvoir lever toutes inadéquations, inadaptations et y porter les changements appropriés pour l’adapter au contexte actuel. De manière plus précise, il s’agira de :

• Déterminer les processus internes qui fonctionnent ou ne fonctionnent pas actuellement ;

• Identifier les pratiques qui ne sont actuellement pas réglementées par des procédures formelles et qui doivent être institutionnalisées, interdites ou modifiées ;

• Cartographier, sur la base des informations recueillies auprès des parties prenantes internes, les chevauchements et les inefficacités entre les 7 directions techniques actuelles, les unités et la direction générale en termes, de duplication des processus, d'étapes non nécessaires, d'ambiguïtés sur le rôle de chaque entité en ce qui concerne le portefeuille FAES

• Identifier quelles directions sont actuellement en sureffectif ou en sous-effectif, lesquelles devraient être fusionnées ou créées en tenant compte des meilleures pratiques nationales et internationales et, sur la base du récent portefeuille de projets ;

• Evaluer les systèmes de gestion de base de données existantes afin de proposer des modifications le cas échéant ;

• Préciser la structure idéale des directions et des unités dont on a besoin : (i) les rôles principaux, c'est-à-dire le personnel permanent, (ii) les rôles de soutien, c'est-à-dire le personnel temporaire, (iii) l'organisation des unités administratives et de soutien (par exemple Ressources Humaines, finances, cumul, logistique/maintenance/chauffeurs, autres) ;

I. PRINCIPAUX RESULTATS ATTENDUS



(i) Tous les aspects structurels concernant l’institution sont pris en compte et clairement établis : vision, mission, objectifs, nouvel organigramme (les structures existantes, leur composition, rôles et responsabilités, les relations fonctionnelles et les flux opérationnels ainsi que les procédures de communication avec les partenaires en particulier les ministères ;

(ii) Le cycle de vie de l’ensemble des opérations (urgences, structurantes…) financées à travers le FAES est clairement établi incluant : le processus de leur identification, leur formulation, leur entrée au FAES, leur évaluation, approbation, signature de contrat/protocole, financement, mise en œuvre (décaissement, suivi-évaluation, clôture, certificat de bonne exécution aux OPS - Liste noire, Suivi / évaluation ex-post…) ;

(iii) Les procédures administratives, financières et comptables alimentant et facilitant la bonne évolution du cycle de vie desdites opérations d’urgences et structurantes sont simplifiées et clairement établies ;

(iv) Le manuel de gestion des ressources humaines incluant un code d’éthique est présenté suivant, au moins, les neuf (9) thématiques dans une section suivant la deuxième partie qui comprend les procédures administratives, financières et comptables du FAES ; la gestion des ressources humaines et des biens de l’Institution.

(v) Les modalités de révision du Manuel d’Opération du FAES sont clairement définies.

II. LES LIVRABLES ATTENDUS DE LA CONSULTATION

Le Bureau de Service Conseil devra fournir les documents suivants :

1. Le résultat de l’évaluation des procédures actuelles et les changements proposés ;

2. Un rapport partiel concernant les différents outils administratifs et canevas proposés, la revue de littérature + révision et adaptation de la méthodologie proposée et la table des matières du travail à effectuer ;

3. Une version préliminaire du Manuel d’Opérations révisé, actualisé, présenté selon le format indiqué à la phase III de la méthodologie. Elle doit contenir deux grandes parties : les opérations et les procédures suivies d’une section présentant le code d’éthique ;

4. Une version définitive du Manuel d’Opérations revue, augmentée et corrigée puis acceptée par le FAES et ses éventuels partenaires impliqués sous forme physique (trois exemplaires) et sous support électronique utilisant les logiciels courants (Microsoft Office).

III. PROFIL DU CONSULTANT
La mission sera confiée à un Cabinet de conseil (Consultant) spécialisé, doté d’une expérience avérée d’au moins dix mandats dans le domaine de renforcement de capacité institutionnelle, cinq mandats dans l’assistance technique aux institutions et d’au moins trois mandats en élaboration de Manuel d’ Opération.

Les manifestations d'intérêt doivent être soumises en français et seront reçues par courrier électronique ou en version imprimée aux adresses ci-dessous au plus tard le 29 avril 2021.


Adresse : No. 1, Delmas 75, Haïti WI
Fond d’Assistance Economique et Sociale (FAES)
Attn: Mr. Charles Ernest Chatelier, Directeur Général
Tel: (509) 2813-1269
E-mail: recrutementfaes@gmail.com et CC: marchesfaes@faes.gouv.ht

V. INFORMATIONS ADDITIONNELLES
Le Fond d’Assistance Economique et Sociales (FAES) invite d’ores et déjà les consultants admissibles (consultant provenant de pays éligibles pour la Banque Interaméricaine de Développement (BID)) à manifester leur intérêt pour la fourniture des services décrits ci-dessus. Les consultants intéressés doivent soumettre, en français, toutes les informations nécessaires prouvant qu’ils sont légalement constitués (documents de constitution légale : statuts, avis de publication dans un journal officiel et/ou dans un journal à grand tirage, le cas échéant, etc.) et qu’ils sont compétents pour fournir les services (brochures, description de services rendus dans le cadre de projets similaires, expérience dans des circonstances identiques. Les consultants peuvent s’associer pour accroître leurs compétences.

Un Consultant sera sélectionné sur la base des conditions prévues par la Banque Interaméricaine de Développement : Politiques relatives à la sélection et au recrutement de consultants financés par la Banque Interaméricaine de Développement : Document (GN-2350-15) et l’Appel à Manifestation d’Intérêt est ouvert à tous les soumissionnaires éligibles dans les conditions décrites par lesdites politiques. La méthode de sélection qui sera utilisée dans le cadre de ce processus est la Sélection Fondée sur la Qualification et le Coûts (SFQC).






Les intéressés peuvent obtenir de plus amples informations (TDR, canevas de présentation des expériences du Consultant en adressant une demande écrite à l’adresse indiquée ci-dessous, pendant les jours ouvrables de 8h30 AM à 3 heures 30 PM.