1 – Contexte
Les premiers manuels de procédures ont été produits en 2013, environ quatre ans après le démarrage du programme en Octobre 2009. A cette époque, l’organisation disposait d’un seul bureau, à Port-au-Prince. Le personnel administratif était basé à Port-au-Prince et les cadres de terrain étaient dispersés dans les zones de travail. Le Directeur Exécutif faisait le va-et-vient entre le bureau et le terrain. A partir d’Octobre 2016, l’organisation inaugurait une maison de résidence dans la Section communale de Bouyaha, commune de Saint Raphaël, en guise du premier pas vers la mise en place d’un Centre de Formation. Dès lors, les rencontres trimestrielles se déroulent à Saint Raphaël et le Directeur Exécutif prolonge ses séjours sur le terrain.
Les troubles sociaux du pays contribuent à modifier énormement le fonctionnement de l’organisation : les déplacements deviennent de plus en plus à risque et des ajustements s’imposaient. L’administration centrale a développé une branche à Saint Raphaël avec une Assistante Administrative. Les crises étant devenues de plus aiguës, l’administration centrale est coupée avec le terrain et la gestion financière pose de plus en plus de défis. Les normes administratives doivent s’adapter, tout en tout en gardant sa fiabilité. A titre d’exemple, il est difficile de trouver le nombre de proformas pour valider un achat !
1-1 Qu’est-ce que FOHMAPS/PDL?
FOHMAPS/PDL est une organisation haïtienne mise en place en deux temps : 1) La fondation (FOHMAPS) a été créée en 2002 et le programme (Partenariat pour le développement Local) en 2009. L’organisation travaille avec les familles paysannes dans le but de les aider à améliorer leur standard de vie de façon durable.
1-2 Vision et Mission de FOHMAPS/PDL
Vision
Haïti devient un pays souverain où les personnes vivant dans les communautés rurales créent des organisations qui défendent leurs droits et intérêts, jouissent d’une bonne santé et produisent le bien-être en développant des moyens de vie durables.
Mission
FOHMAPS/PDL renforce les capacités des personnes et des communautés pour travailler ensemble afin de vaincre la pauvreté, la faim, les maladies et l’injustice, travailler avec d’autres forces sociales pour promouvoir un développement durable.
FOHMAPS/PDL lance le recrutement d’un consultant ou d’un cabinet spécialiste en vue d’actualiser le manuel de procédures, de former l’équipe et les membres sur les règles et procédures de gestion administrative, financière et comptable dans un système de gestion intégrée.
Résumé du poste :
2. Objectifs de la Mission
Objectif général
La consultation a pour objectif de réaliser le diagnostic du système en place et des capacités de gestion administrative, comptable et financière de l’organisation en vue d’actualiser le manuel, de former l’équipe et les membres sur les règles et procédures de gestion administrative, financière et comptable.
Objectifs spécifiques
• Faire un état des lieux des procédures, règles et outils de gestion administrative, comptable et financière qui existent au sein de l’organisation ; qu’elles soient écrites ou non écrites ;
• Identifier les faiblesses et/ ou insuffisances de l’actuel manuel de gestion en vue de toute action correctrice nécessaire dans le nouveau ;
• Identifier les bonnes pratiques à capitaliser dans le nouveau manuel ;
• Prendre en compte toutes les nouvelles exigences de gestion applicable suivant les normes Référentielles IFRSS ;
• Actualiser le manuel de procédures adapté aux besoins et aux capacités de l’organisation ; en faisant la description claire du système de gestion et des outils à mettre en place pour améliorer les aspects organisationnels, institutionnels, la gestion comptable, financière, l’administration etc. ;
• Former le personnel de l’organisation sur le manuel et à l’application effective des procédures et règles de gestion administrative, comptable et financière.
Tâches du consultant
• Analyser les règles et procédures internes existantes ou tacitement appliquées au sein de l’organisation ;
• Actualiser le manuel de procédures administrative, comptable et financière adapté aux besoins et aux capacités des membres de l’organisation ;
• Faire valider ce manuel par les responsables de l’organisation ;
• Former les membres du personnel de l’organisation sur le contenu du manuel et l’importance des différentes règles ;
• Produire un rapport de formation détaillé qui comporte le manuel des procédures, le déroulement de la formation, les résultats d’une évaluation des acquis des participants, les modules de formation et les recommandations.
3. Résultats attendus
• Le diagnostic de l’existant en termes de procédures, administratives, comptables et financière est fait et le rapport disponible avec les recommandations du consultant ;
• Le manuel de procédures administratives, comptables et financières écrites et adaptées à l’OAPI est actualisé ;
• Les membres du personnel de l’organisation sont formés à l’utilisation effective du manuel et l’appliquent effectivement ;
• Le système de classement et d’archivage est mis en place, tenu à jour de façon sécurisée (à l’abri des pertes de documents ou de tout autre risque).
4. Etendue de la Mission
La mission consistera en la révision du système de gestion administrative, financière, comptable et de contrôle telle que décrite dans le manuel existant. Au cours de cette phase, le consultant rédigera le manuel de procédures et procédera à la description générale des tâches en vue de l’adapter au contexte actuel de l’organisation.
Les principales procédures à mettre en place ou à réviser sont les suivantes :
• Administration générale des projets ;
• Procédures budgétaires ;
• Les procédures de gestion du personnel ;
• Procédures financières et comptables ;
• Les procédures d’acquisition et de gestion des biens et services
• Les procédures de trésorerie ;
• Les régies d’avances ;
• Les préfinancements ;
• Les autorisations de paiement ;
• Les avances ;
• La gestion des immobilisations et des stocks ;
• Procédures diverses
• Suivi/Evaluation et fin des projets
• La gestion des missions
• Les procédures d’audit interne et externe
• Les annexes
Le Consultant permettra d’assurer la mise en œuvre d’un système de gestion renforcé et adapté. Pour ce faire, il jouera un rôle d’appui conseil auprès de FOHMAPS/PDL et des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du nouveau manuel de procédures.
5. Méthodologie de mise en œuvre
Le manuel de procédures couvre l’ensemble des processus de fonctionnement et de gestion des partenaires bénéficiaires de l’organisation. Son établissement et sa mise en place passent obligatoirement entre autres par les étapes suivantes :
• La prise de connaissance des exigences organisationnelles et opérationnelles des bénéficiaires et équipes de l’organisation à travers le plan stratégique ;
• L’élaboration d’un manuel de procédures révisé ;
• La tenue d’un atelier de restitution sur le manuel en présence des membres du comité de Direction de FOHMAPS/PDL.
Conditions et durée de la mission
La mission aura lieu à Port au Prince et durera 90 jours à compter de la notification du contrat au consultant.
Le consultant et son équipe devront travailler étroitement avec l’équipe de FOHMAPS/PDL.
Compétences et qualifications requises :
6. Profil requis pour la consultation
Le consultant peut être individuel ou une structure spécialisée, en conformité avec la loi (impôts et autres) en vigueur avec l’administration du pays, de type bureau de gestion ou cabinet d’audit et ayant une expérience avérée dans l’organisation et la mise en place de système de gestion au sein des Organisations internationales, projets de développement.
Le prestataire fournira une équipe compétente de travail pour la réalisation efficace et efficiente de la mission. Toutefois, des compétences minimales suivantes sont requises
:
- Le Consultant doit disposer d’une équipe complète et compétente dans le domaine de l’élaboration de manuels de procédures de gestion, d’organisation et de tenue de la comptabilité et de gestion déléguée de fonds publics. Le Consultant doit être disponible à travailler avec FOHMAPS/PDL dans le cadre de son mandat. Il doit démontrer une capacité à rendre compte promptement et efficacement de la gestion de son mandat.
- Le Consultant doit disposer de compétences avérées pour les fonctions suivantes :
• Un expert-comptable diplômé spécialisé dans l’organisation et la mise en place de procédures de gestion, ayant au moins 5 années d’expérience, Membre de l’OCPAH
Sa capacité à pouvoir faire appel pour ce travail à des expertises aux compétences complémentaires pour la réussite de la mission sera un atout. Il fournira son Curriculum vitae avec des pièces justificatives des expériences y relatives, ainsi que tout élément permettant de soutenir sa capacité à mener le travail.
Le consultant est tenu d’effectuer toute la mission conformément aux présents termes de référence. Il mettra tout en œuvre pour exécuter sa mission avec probité et dans les règles de l’art. En cas de changement qui pourrait survenir lors de la mission, le consultant devra au préalable en informer FOHMAPS/PDL.
fohmapspdl@fohmapspdl.org; cantavejb@gmail.com; cantavejb@fohmapspdl.org
01/01/1970 à 00:00
– CONTENU DES OFFRES
Les offres devront notamment contenir un pli technique, un pli administratif et un pli financier distinctement marqué comme tel, (les plis doivent être présentés de façon séparée)
Le pli administratif contient entre autres :
• La preuve de l’inscription à l’ordre de sa profession pour au moins un membre de l’équipe (de préférence le principal responsable) ;
• La soumission faisant connaitre le nom et l’adresse ou la dénomination et le siège social du prestataire ;
Le pli technique contient entre autres :
• Une description de l’entreprise ;
• Une copie signée des termes de référence ;
• Les références techniques (prestations déjà effectuées) ;
• Un exposé décrivant de manière explicite la compréhension des besoins exprimés par FOHMAPS/PDL ;
• Une proposition de calendrier prévisionnel ;
• La liste et les curricula vitæ des agents de l’entreprise qui effectueront la prestation ainsi que celui du principal responsable de l’entreprise ;
• Les moyens matériels ;
• Les références et la nature des études déjà réalisées : dates, lieux et documents probants ;
Le pli financier contient entre autres :
Une proposition détaillée de prix, indiquant les valeurs en hors taxe et hors douane
Les offres devront parvenir au siège de FOHMAPS/PDL au plus tard 30 jours à compter de la publication du présent appel d’offres, à l’adresse ci-après :
FOHMAPS/PDL, route de Bourdon
Les soumissions peuvent également être transmises par mail à l’adresse : fohmapspdl@fohmapspdl.org/ cantavejb@gmail.com/ cantavejb@fohmapspdl.org
Dans ce cas, les soumissionnaires protègeront leurs offres par un mot de passe qu’ils
communiqueront le jour jour de l'ouverture des plis à la commission consultative des marchés.
9 – Critères d’évaluation
L'examen des critères d’évaluation se fera en deux phases et portera sur les offres administratives et techniques d’une part et de l’offre financière d’autre part.
Il va consister en une vérification de la conformité de l'offre du soumissionnaire par rapport aux exigences des termes de référence.
FOHMAPS/PDL choisira librement l’offre du prestataire qui lui paraîtra la meilleure au regard des critères ci-après :
N° Critères Note
1 Présentation générale de l’offre /5
2 Compréhension des objectifs de la mission /10
3 Méthodologie de travail proposée et chronogramme /15
4 Références professionnelles du soumissionnaire et
équipe de travail éventuelle /40
5 S/TOTAL /70
6 Eléments du coût (conditions et facilités de
paiement) /30
7 S/TOTAL /30
8 TOTAL /100
LA DIRECTION EXÉCUTIVE